W rozmowie z panią Agnieszką Biś, lokalną liderką z Kolonii Myśliwczów omawiamy różne aspekty planowania projektów społecznych oraz ich rozliczania. Posiadane doświadczenie zawodowe kontrolerki finansowej pozwala jej skutecznie zarządzać finansami organizacji społecznych. Pani Agnieszka podkreśla wagę zdobywania wiedzy przed przystąpieniem do pisania projektów i aplikowania o dofinansowanie i rekomenduje różne jej źródła. Aby zwiększyć szanse na sukces, kluczowe jest dokładne przygotowanie się do pisania projektów, współpraca z innymi organizacjami, systematyczne szkolenia i ciągłe doskonalenie się.
Czy mogłaby Pani opowiedzieć, w jaki sposób zaczęła Pani działać na rzecz innych?
Nigdy nie lubiłam się nudzić. Zawsze się angażowałam i w szkole podstawowej, w średniej, również na studiach. Zawsze musiałam mieć wypełniony czas. Dlatego jednocześnie studiowałam dwa kierunki studiów dziennych i pracowałam na umowę zlecenie jako kontroler jakości. Miałam też stypendia naukowe. Nauka nie sprawiała mi nigdy problemu, stąd mogłam sobie pozwolić na działalność dodatkową.
Po zakończeniu studiów zamieszkałam w Kolonii Myśliwczów, pojawiła się pierwsza córka i praca zawodowa. Wówczas osiadłam w tym co robiłam – w 100% spełniałam się właśnie w pracy.
Kiedy zaszłam w ciążę z drugim dzieckiem, pani wójt poprosiła mnie, żebym wystartowała jako radna, na co się zgodziłam, nawet nie wiedząc na co się piszę. Co prawda nie dostałam się wówczas do rady gminy, ale dzięki temu, że wystartowałam, to dostrzegłam, że w naszej miejscowości jest chęć do działania społecznego.
Czekając na starszą córkę, która przyjeżdżała gimbusem, poznałam dziewczynę, która na bieżąco śledziła sytuację związaną z taką działalnością, szczególnie z działalnością koła gospodyń wiejskich. W tym czasie (w 2019 roku) w naszej miejscowości istniało KGW, ale nie było zarejestrowane. Poszłyśmy razem na spotkanie koła, zachęcając panie do tego, żeby je rozwinąć, zaprosić więcej młodszych osób. Panie z koła na to przystały, a nas wybrano do zarządu i tak to się zaczęło. Zaczęłam angażować się w różnorodne działania, obrałyśmy wspólny cel i wraz z zarządem i członkiniami koła, zaczęłyśmy do niego dążyć.
W tej chwili jest Pani wiceprzewodniczącą koła, ale również pełni Pani jeszcze inne funkcje?
Tak, zasiadam również w radzie sołeckiej naszego sołectwa oraz jestem prezeską stowarzyszenia. W zeszłym roku zostało reaktywowane Stowarzyszenie Emerytów i Rencistów Zawsze Razem, które działa w Wielgomłynach. Dotychczasowa pani prezes zrezygnowała ze swojej funkcji. Zaprosiła mnie na zebranie, gdzie zaproponowała moją kandydaturę. Członkowie stowarzyszenia przyjęli mnie i od czerwca ubiegłego roku jestem jego prezeską.
Jak się Pani znajduje w tej nowej funkcji?
Powoli zaznajamiam się z sytuacją, bo to trochę inna organizacja niż koło, więc wymaga innej pracy. Jesteśmy na dobrej drodze. Myślę, że już niebawem zaczniemy działać w pełnym wymiarze.
Z wykształcenia jest Pani finansistką i pracuje Pani na stanowisku kontrolera finansowego. Czy te umiejętności przydają się Pani w pełnieniu funkcji społecznych?
Obeznanie się z pracą biurową, systemami i oprogramowaniem, z jakim mam do czynienia bardzo pomaga, bo wiele czynności, takich jak, składanie wszelkich wniosków, rozliczenia podatkowe, bardzo często odbywają się przy użyciu platform internetowych, więc znajomość tych systemów daje naprawdę dużo. Chociaż księgowość i rachunkowość organizacji pozarządowej jest trochę inna niż zwykła księgowość, to jednak doświadczenie zawodowe i ta wiedza, którą mam, pozwala mi nie podchodzić do tego z obawą.
Jeżeli czegoś nie wiem, to szukam informacji na sprawdzonych stronach – ministerstwa lub w encyklopedii wiedzy, czyli ustawie o rachunkowości, później ewentualnie weryfikuje tę informację w urzędzie skarbowym. Dzięki mojemu doświadczeniu zawodowemu nie obawiam się podejmować decyzji.
Czy rozliczanie grantów lub dofinansowań jest na tyle trudne, że członkowie organizacji, którzy nie mają doświadczenia finansowego powinni się sami za to brać, czy raczej powinni do tego celu zatrudniać specjalistów?
Niektóre granty, czy dofinansowania są obarczone problemami, na które trzeba bardzo uważać. Jeżeli organizacja nie czuje się na siłach, aby prowadzić pełną księgowość, to musi uważać na dofinansowania, z których korzysta, bo czasami są tam ukryte haczyki, o których nawet sam grantodawca czasami nie wie. Może się tak zdarzyć, że przypadkowo może skazać koło na pełną księgowość, na przykład w kolejnym roku.
Wydaje mi się, że wiele osób z KGW ze względu na księgowość lub niewiedzę dotyczącą finansów, nie podejmuje działalności i nie stara się w ogóle o jakiekolwiek dofinansowania, oprócz tego agencyjnego z ARiMR (Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa).
Spotkałem się z tym, że osoby, które pierwszy raz realizują projekt, są zaskoczone ogromem obowiązków związanych z rozliczeniem i raportowaniem. Stanowi to pewną barierę, którą nie każdy potrafi przekroczyć.
Najtrudniejsze są zawsze pieniądze unijne. Zderzenie się z pierwszym dofinansowaniem, jakie dostałam z naszej lokalnej grupy działania było dla mnie bardzo frustrujące. Panie urzędniczki szczegółowo dopytywały się o różne tematy. Trzeba było pisać wiele pism. Było to bardzo uciążliwe i faktycznie zniechęcające, nawet sobie pomyślałam, że już nigdy więcej.
Dziś mijają 2 lata od tego wydarzenia i po szkoleniu z księgowości w organizacjach pozarządowych, które miałam okazję odbyć dzięki Fundacji Wspomagania Wsi, wiem, że te panie tak muszą, bo one też mają swoje ramy i jeśli się z nich nie wywiążą, to będą odpowiadać własnymi środkami finansowymi. Dziś już przychylniej na te rzeczy patrzę, bo wiem, że tak trzeba. Z drugiej strony patrząc z perspektywy czasu, nie było takiej sytuacji, żeby te panie mnie nie wspierały. Potrafiły na przykład skorygować pismo, które pisałam, żeby później nie było zwrotów i nieprzyjemności. Taki trudny projekt z LGD, czy ze środków unijnych uczy pokory i zachęca do korzystania na początku z tych troszkę łatwiejszych.
Jak do tego powinna podejść młoda, niedoświadczona organizacja, która zaczyna przygodę z pozyskiwaniem środków i z ich późniejszym rozliczaniem?
Wydaje mi się, że najważniejsze przy składaniu wniosków o grant, jest poczytanie opinii o organizacji, która organizuje konkurs. W jaki sposób zachowuje się w stosunku do grantodbiorców, czy rozliczenia są trudne, czy można liczyć na pomoc od organizatorów?
Jedyne co we wnioskach się nie zmienia, to jest to, że w 3, 4 miejscach trzeba opisywać to samo innymi słowami. To jest tak, że komisja oceniająca wniosek ma wytyczone ramy. Jak opisze się tylko jednym zdaniem, to nie dostanie się punktów, bo oni nie są w stanie na podstawie tego jednego zdania stwierdzić, czy działanie wpisuje się w cel i ramy projektu. Także przy pisaniu wniosków trzeba się uzbroić w cierpliwość. Zadysponować sobie trochę czasu na ten cel. Nie robić wszystkiego na ostatnią chwilę. Zanim się przystąpi do pisania czegokolwiek, bardzo ważne jest opracowanie sobie celu i wizji – co i jak chcemy osiągnąć przez realizację tego projektu.
Czasami składamy za dużo wniosków napisanych na kolanie, a potem się frustrujemy, że te wnioski nie przechodzą. Wydaje mi się, że lepiej się przyłożyć, napisać dwa wnioski z sukcesem. Są też takie organizacje, które widzą wszędzie pieniądze. Piszą wnioski na wszystko, co tylko jest i nie daj Boże, żeby dostali wszystkie te dofinansowania, bo potem to po prostu nie ma czasu na nic, a i tak się z tego nie wywiążemy. Z czegoś trzeba zrezygnować. Organizacja zanim zabierze się za składanie wniosku, powinna poszukać wiedzy.
Wiele z nich rzuca się na głęboką wodę – podpisując wnioski, a potem martwi się o to, co teraz ma zrobić. Warto pomyśleć o tym wcześniej i przejść chociażby szkolenie, które organizuje Fundacja Wspomagania Wsi – Księgowo-prawne podstawy zarządzania wiejską organizacją pozarządową. Mnie to szkolenie otworzyło oczy. Rok temu byłam nieświadoma wielu rzeczy. Myślałam, że robię coś w dobrej wierze, a okazuje się, że mogłam sobie naprawdę narobić kłopotów. Dobrze mieć tę wiedzę, zanim się za cokolwiek weźmiemy.
Najlepiej by było, gdyby w każdej gminie, a chociaż w powiecie była osoba, która by wspomagała organizacje w zakresie księgowości, gdy mają jakieś problemy, żeby mogły się umawiać i uzyskiwać pomoc – to by było po prostu cudowne.
Które środki są trudniejsze, a które łatwiejsze do pozyskania?
Trudno mi określić wymieniając organizacje z nazwy. Wydaje mi się, że pieniądze pozyskiwane z organizacji pozarządowych są łatwiejsze do pozyskania i rozliczenia. Osoby rozliczające, pracujące tam są przyjazne i wspomagające, bo same nas dobrze rozumieją. Podejrzewam, że każda z nich w pewnym momencie swojego życia była na naszym miejscu i wie, czym to się je. Jednak z reguły te wnioski są przyznawane na małe kwoty lub dotykają ograniczonej tematyki.
Jeżeli potrzebujemy większych środków, to już tutaj trzeba jednak sięgnąć do urzędu marszałkowskiego lub do lokalnej grupy działania i wpasować się w cele jakiegoś konkursu, który akurat jest ogłoszony.
Na przykład Fundacja Biedronki ma bardzo proste procedury i jeszcze do tego pomagają. Jednak zależy, kto na co się nastawia. No bo jeżeli są koła niegotujące, tylko zajmujące się np. rękodziełem czy innymi tematami, to w ogóle nie będą zainteresowane takim konkursem. Inną organizacją, która ma przyjazne reguły jest Fundacja Santnder i ich projekt Tu mieszkam – tu zmieniam.
Największy grant, który udało mi się zdobyć – to ten w ramach ubiegłorocznego programu Infrastruktura sołecka na plus. Był to grant dla sołectwa w wysokości 100 000 złotych. Wniosek nie był trudny, jednak należało się głęboko zastanowić, jak zresztą w każdym innym projekcie, jakie cele przewiduje grantodawca i dobrze się w nie wpasować.
Najlepiej byłoby wymyślić jedną dużą rzecz na 100 000 i miejmy to z głowy. No ale taka jedna duża rzecz na 100 000, niestety nie otrzyma dofinansowania, bo wpisze się tylko w jeden cel, a celów jest dziesięć. Dodatkowo w tych wszystkich wnioskach bardzo dobrze punktowana jest praca własna. Za grant kupuje się materiały, a wykonanie projektu odbywa się w ramach pracy społecznej.
W ramach programu Infrastruktura sołecka na plus, odpowiedzialność jest podzielona, ponieważ wniosek składa sołtys, ale już umowę, faktury i wszelką dokumentację składa się za pośrednictwem urzędu gminy i to urząd gminy później rozlicza taki grant, więc w tym jest duża pomoc. Wtedy i organizacji i urzędowi gminy zależy, żeby wszystko było dobrze wykonane i rozliczone.
Czy projekty z lokalnych grup działania są trudniejsze do pozyskania i rozliczenia? Czy, żeby wziąć w nich udział, trzeba mieć duże doświadczenie? Czy ten kierunek jest odpowiedni dla początkujących organizacji?
Tutaj bym rekomendowała uzyskanie pomocy od kogoś z doświadczeniem. Tam jest trudna procedura, bo trzeba mieć z każdym umowę, fakturę, pisać wyjaśnienia, dokładnie opisywać każde działanie. To jest naprawdę bardzo przestrzegane i trzeba się pilnować na każdym kroku, żeby wszystko było zgodne z wnioskiem, bo każda niezgodność powoduje konieczność pisania wyjaśnień.
Nie ukrywam, że można liczyć też na wsparcie – przynajmniej w mojej lokalnej grupie działania. U nas jednak bolączką jest to, że mam do jej siedziby dosyć daleko, więc wyprawy tam to jest już obciążenie dla osoby pracującej, więc też czasami niektórych może to zniechęcić do brania udziału w takich konkursach. Bo trzeba dojechać, nawet kilka razy. Wielu spraw nie można także załatwić przez telefon. Nie ma też wniosku on-line. Trzeba dokumentację zawieść osobiście do siedziby LGD.
Czy jest tak, że kiedy pierwszy raz się złoży wniosek, dostanie finansowanie i organizacja się rozliczy, to już za kolejnym razem jest dużo łatwiej?
Tak, to prawda. Ja miałam trudne wnioski właśnie z lokalnej grupy działania. Poza wnioskiem do funduszu przeciwdziałania alkoholizmowi z gminy, który składałam jeszcze wcześniej, to były moje pierwsze wnioski, które rozliczałam. Dały mi taką szkołę, że w ramach prostych działań, które później rozliczałam, zastanawiałam się 2 razy, czy na pewno warto, czy podołamy, czy mam na pewno wszystkie dokumenty. Opisywanie dokumentów, mimo że grantodawca ich nie wymagał, też już mi weszło w nawyk. To była dobra nauka.
Czyli podsumowując – na początku należy ustalić, co chcemy osiągnąć i w jakim kierunku chcemy się rozwijać, jakie są potrzeby naszej społeczności. Następnie należy poszukać źródeł finansowania naszego pomysłu, skategoryzować je i ustalić, które są trudne, które łatwiejsze. Nie brać wszystkiego co jest dostępne, wybrać jeden lub dwa projekty, które są zgodne z wizją naszego rozwoju.
Trzeba zrozumieć na czym polega projekt, co jest jego celem. Co chce grantodawca, żeby wnioskodawca osiągnął, poprzez realizację projektu. Warto to dokładnie sobie rozpracować, przedyskutować, rozrysować, zastanowić się, najlepiej w kilku grupach, zrobić burzę mózgów na ten temat. Poszukać opinii o organizatorze projektu, w którym chcemy wziąć udział, zorientować się, czy podołamy własnymi siłami. Jeszcze przed podpisaniem umowy poszukać sobie sprzymierzeńców, którzy będą mogli nam pomóc. Może jakąś zaprzyjaźnioną organizację. Warto też skomunikować się ze znajomymi, którzy mieli podobne doświadczenia. Przygotować się, zanim jeszcze się zdecydujemy na realizację projektu, bo kiedy złożymy podpis, to już będzie za późno. Zawsze warto mieć na uwadze to, że lepiej nie podpisać niż podpisać i potem tego nie wypełnić. Taka sytuacja, nie dosyć, że nie pomoże społeczności, to może jeszcze popsuć stosunki międzyludzkie. Tu jest ten kluczowy moment – przed podpisaniem zastanowić się, czy to jest na nasze możliwości, czy nie.
Tak, przed podpisaniem trzeba znaleźć sprzymierzeńców, żeby nie zostać z tym samemu, bo jak się zostanie samemu, to wiadomo, że się nie da rady. Odnośnie projektów, to też warto pisać projekty o większym zasięgu. Nie skupiać się na swoim sołectwie, tylko rozszerzyć je np. na gminę tak, że uczestnikami będą mieszkańcy całej gminy. Czym szerszy zakres zapiszemy we wnioskach, tym większa szansa na to, że dostaniemy więcej punktów. A przecież może nas odwiedzić na przykład na otwartych festynach każdy, tak samo jak odpowiedzieć na nasze ogłoszenie.
Wspomniała Pani o szkoleniach, które organizuje FWW w Łowiczu, Czy oprócz nich mogłaby Pani rekomendować jakieś inne źródła wiedzy dla kogoś, kto chce zaangażować się w pisanie projektów i pozyskiwanie środków?
W mojej opinii ostatnio to bardzo ruszyło na rynku polskim. Wiele organizacji widzi tę potrzebę i faktycznie idzie w tę stronę. Jest Centrum Opus z Łodzi, z którego ja też korzystam, które doradza na bieżąco i również sami ogłaszają konkursy, z których można skorzystać.
Jest program ABC tworzenia, pisania i realizacji projektów Fundacji Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej . No i również inne warsztaty Fundacji Wspomagania Wsi.
Warto powiedzieć jeszcze o współpracy. Jestem zwolenniczką tego, aby pracować wspólnie i nawet na swoim lokalnym podwórku próbować łagodzić wszelkie konflikty i nie dawać się wciągać w rywalizację między kołami, między stowarzyszeniami, tylko pracować wspólnie, wymieniać się doświadczeniami i pomysłami, bo to zaowocuje dla wszystkich, w tym dla całej lokalnej społeczności. Dlatego jeżeli są jakieś możliwości spotkania się z innymi organizacjami, czy kołami i podejmowania współpracy, to warto to robić. Choćby w zeszłym roku był organizowany przez Uniwersytet Rolniczy w Krakowie kurs on-line, a na koniec odbył się wyjazd do Krakowa. Poprzez kilka spotkań nawiązały kontakty. Zawiązała się grupa. Spotykają się osoby z różnych organizacji z różnych części Polski, nie konkurujące ze sobą, więc ta wymiana dla niektórych jest łatwiejsza. Wtedy zdobywa się naprawdę bardzo dużo wiedzy. Jedni od drugich.
Dzięki udziale w projekcie „W kole natury” organizowanym przez Fundację Rzecz Społeczna mogliśmy celebrować Dzień Wody, Dzień Ziemi, zbudowaliśmy u nas domek dla owadów zapylających, posialiśmy łąkę kwietną, w ramach tego projektu mieliśmy też spotkanie dla siebie. Dostaliśmy zaproszenie dla 2 osób do Katowic, gdzie były wszystkie organizacje, które brały w nim udział. To były 3 dni. Nawiązaliśmy tam wspaniałe kontakty, które trwają do dziś. Z jedną z poznanych tam osób spotkałam się ponownie w ramach trwającego projektu Sieć Liderek Wiejskich, organizowanego przez Fundację Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej.
Wymienianie się doświadczeniem, wiedzą, informacjami o konkursach, o szkoleniach. To też jest bardzo ważne. Widać, że coraz więcej osób zaczyna inwestować swój czas w takie szkolenia miękkie, dotyczące również komunikacji w organizacji, nie tylko tego, jak pisać projekty, to na czym większość kół się skupiła. Niestety po 5 latach już ich nie ma, bo ze względu na konflikty wewnętrzne nie poradziły sobie z własną organizacją. Dlatego uważam, że trzeba się cały czas uczyć, szkolić, czerpać wiedzę z doświadczenia innych osób, sieciować i jak jest możliwość – wyszukiwać dodatkowych źródeł wiedzy.
***
