Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, stanął zapewne przed dylematem – czy prowadzić księgowość samemu czy zlecić rozliczanie firmie rachunkowej.
Jeśli ma się chęci i czas do nauki – można się podjąć spraw księgowo-rachunkowych we własnym zakresie, zakładając, że firma jest niewielka, rodzaj działalności nieskomplikowany, nie zatrudnia pracowników. Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która dominuje wśród małych firm, nie jest zbyt trudne. Warto jednak mieć kogoś znajomego, którego można poradzić się w trudniejszych sprawach.
Z drugiej strony – prowadzenie firmy stwarza nie tylko obowiązki względem fiskusa. Oprócz prowadzenia księgowości trzeba pamiętać o kwestiach ubezpieczeń (ZUS), sposobach zatrudniania i rozliczania pracowników – na umowy o pracę czy też umowy zlecenia.
Dodatkowo, przepisy skarbowe i ubezpieczeniowe są skomplikowane. W tej perspektywie oferta biur rachunkowych kusi, gdyż obiecuje spokój od wszelkich obowiązków. To oczywiście dodatkowe koszty, ale jaka pokusa – za kilkaset złotych będzie można mieć z głowy tę najmniej romantyczną cześć prowadzenia własnego biznesu.
Niemiłych obowiązków jest całkiem sporo: księgowanie faktur, robienie amortyzacji, rozliczenia miesięczne i roczne, bycie na bieżąco z przepisami podatkowymi a przede wszystkim kontakty z urzędami – skarbowym oraz ZUSem, rozszyfrowywanie pism często niezrozumiałych dla przeciętnego użytkownika rynku. Wiedza, jaką w teorii przynajmniej, dysponują pracownicy profesjonalnego biura księgowo-rachunkowego, aby móc dobrze wypełniać swoje obowiązki, jest imponująca. Muszą znać się nie tylko na kwestiach kadrowych, składkach zusowskich, podatkach dochodowych i VAT, ale również dysponować szeroką wiedzą na temat tego, jak powinny rozliczać się różne podmioty. Inne bowiem są obowiązki ustawowe w zakresie rozliczania się dla spółek, a inne dla indywidualnych osób prowadzących działalność gospodarczą. Odrębna kwestią jest ryczałt – popularny w przypadku małych punktów usługowych lub handlowych, jeszcze inne przepisy dotyczą zawodów licencjonowanych np. taksówkarzy. Gąszcz przepisów do opanowania jest niewyobrażalny. Warto również uwzględnić fakt, że przepisy podlegają nieustannym zmianom, nierzadko niekonsekwetnym a nawet sprzecznym.
Gdy uświadomimy sobie ten fakt, z ulgą oddamy nasze sprawy w ręce profesjonalisty. Nawet osoby, które na początku decydują się na prowadzenie księgowości samodzielnie, często rezygnują po kilku miesiącach przytłoczone korespondencją z urzędów, wytykającą im liczne potknięcia. Kiedy operacji księgowych jest więcej, firma jest VAT-owcem czy handluje z zagranicą, warto zatrudnić doświadczonego księgowego. Zaoszczędzone w ten sposób czas, pieniądze (błędne księgowania po wizytach kontrolerów skarbowych mogą sporo kosztować) i zdenerwowanie można wykorzystać w dziedzinach, na których znamy się lepiej.
W artykule postaram opisać się przede wszystkim, jakie ustalenia poczynić z biurem rachunkowo-księgowym, które będzie obsługiwało naszą firmę. Opisanie precyzyjnego zakresu obowiązków oraz jasna i szybka komunikacja w przypadku wszelkich niedociągnięć to podstawa udanej współpracy.
Umowa
Po pierwsze umowa. Gdy księgowy lub właściciel biura przekona do siebie swoją kompetencją, ujmującą postawą lub ceną usługi – poproś o umowę. Biuro powinno dysponować wzorem umowy, w której prawdopodobnie będzie zawarty zakres obowiązków obu stron. Przeczytaj je spokojnie w domu, a następnie, pamiętając, że to tylko wzór, poproś o wpisanie paragrafów, które będą dotyczyły konkretnie Twojej firmy i jej specyfiki. Wśród biur rachunkowych także występuje pewna specjalizacja, więc dobór właściwego ma tym większe znaczenie, im mniej typową działalność prowadzi firma.
Wracając do kwestii umowy – nie bagatelizuj tego. Wiele osób decyduje się na zlecanie biurom rachunkowym prowadzenia spraw firmy ‘po znajomości’, za niższą opłatą (w średniej wielkości mieście taka stawka po znajomości waha się od 50 do 100 zł za miesiąc w przypadku działalności na osobę fizyczną). Niezależnie od tego, czy znasz księgowego osobiście, czy jest to osoba z polecenia – warto sformalizować współpracę. Po pierwsze, na wypadek kontroli (statystycznie na każdą firmę przypada jedna kontrola na 5 lat), po drugie, w razie jakichkolwiek nieprawidłowości, nie masz podstaw do zażaleń. Po trzecie, nie masz podstaw do wymagań (bo cena niska, więc jakość obsługi adekwatna). Po czwarte kwestia odpowiedzialności – jak się ma księgowość po znajomości, to odpowiedzialność jest też po znajomości, czyli de facto jej nie ma. Ostatnia kwestia: jeśli zdarzy się kontrola, mając podpisaną legalną umowę z biurem rachunkowym, kontrolerzy siedzą w biurze, a nie u Ciebie w firmie.
Co powinno znaleźć się w umowie?
Rzeczy podstawowe: kto jest stroną umowy, data zawarcia, czas, na jaki umowę zawieramy oraz okres jej wypowiedzenia, zakres obowiązków biura i przedsiębiorcy, wysokość opłaty za usługę. Zakres odpowiedzialności biura i przedsiębiorcy, terminy.
Poniżej opiszę przykładowy zakres obowiązków, jaki powinien znaleźć się w umowie w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą na osobę fizyczną lub właściciela spółki cywilnej. W obu przypadkach przed urzędem skarbowym prowadzący firmę rozliczają się jako osoby fizyczne; zakładam również, że podstawą rozliczeń jest księga przychodów i rozchodów. Jest to przykładowy zakres, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności może się on znacznie zmienić.
1. Obsługa kadrowo-płacowa, w tym sporządzanie i prowadzenie dokumentacji wymaganej przez ZUS. Ilość dokumentów wymaganych przez ZUS oraz prowadzenie dokumentacji kadrowej – to spora ilość pracy. Tym prostsza, im mniej jest pracowników (zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, umów zleceń lub właścicieli spółki. Jeśli posiadamy pracowników lub przewidujemy ilość umów zleceń w miesiącu, najlepiej zawrzeć w umowie ich liczbę. Jeżeli nie przewidujemy zatrudniania na umowę zlecenia lub dzieło regularnie, proponuję również zawrzeć w umowie paragraf, że cena usługi nie zmienia się przy obsłudze do 5 umów zleceń miesięcznie. Pozwoli to na uniknięcie dodatkowych negocjacji, w przypadku gdy będziemy nagle potrzebować pracowników lub podwykonawców.
2. Bieżące księgowanie dostarczonych dowodów księgowych (faktur i rachunków). Podobnie jak w poprzednim paragrafie – najlepiej umówić się na konkretną ilość faktur – do 50, 100 w zależności od ilości ‘dowodów księgowych’, jakie przewidujemy wystawiać i otrzymywać miesięcznie. Jeśli ilość faktur przekroczy umówioną liczbę, warto zaznaczyć w umowie progi cenowe za dodatkowe ilości np. za kolejne 10 faktur dodatkowe 50 zł. Biura często wpisują do umów, że w przypadku gdy ilość faktur przekroczy umówioną wysokość, należne będzie wynagrodzenie w wysokości nie przekraczającej umówionego miesięcznego wynagrodzenia i zazwyczaj pobierają jego równowartość, co nie jest do końca fair, wtedy gdy ilość faktur zwiększy się o 3 sztuki. Warto uniknąć negocjacji i wpisać progi od razu do umowy.
3. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz naliczanie odpisów amortyzacyjnych.
4. Prowadzenie rejestrów podatku VAT.
5. Sporządzanie deklaracji do urzędu skarbowego.
6. Terminowe naliczanie płatności do urzędów skarbowych i ZUS – biuro powinno przesyłać nam informację, do kiedy należy wpłacać zaliczki na podatek dochodowy, VAT oraz terminy płatności ZUS. W przypadku spółek cywilnych i osób prowadzących działalność gospodarczą należności te płacimy (poza VATem) z kont indywidualnych.
7. Terminy dostarczania dokumentów do biura księgowego. Biuro powinno ustalić je tak, aby mieć możliwość zaksięgowania faktur oraz na wyliczenia należności do ZUS i US. Należy również pamiętać, że wszelkie opóźnienia w dostarczeniu dokumentów z naszej strony mogą skutkować opóźnieniami w pracy biura. Uwaga, niektóre biura mają w ofercie odbiór dokumentów od klienta, co może być bardzo wygodne.
8. Wypełnianie sprawozdań do GUS.
9. Udzielanie informacji o sytuacji finansowej klienta (biuro powinno być gotowe odpowiedzieć na pytania: o wartość amortyzacji środków trwałych, wysokość VATu za dany miesiąc, wysokość kosztów na dany moment).
10. Sporządzenie rocznego zamknięcia ksiąg oraz rozliczania pracowników lub właścicieli w zakresie indywidualnych PITów. Za tę usługę biuro może chcieć dodatkowe wynagrodzenie, zazwyczaj w wysokości nie większej niż wysokość jednomiesięcznego wynagrodzenia.
11. Przygotowanie dokumentów księgowych niezbędnych do ubiegania się o kredyt lub dofinansowanie. Za tę usługę biura również życzą sobie dodatkowe wynagrodzenie, zwyczajowo w wysokości nie większej niż wysokość jednomiesięcznego wynagrodzenia.
Odpowiedzialność
Zakres odpowiedzialności biura powinien dotyczyć:
– poprawności w zakresie prawidłowego wypełniania dokumentów,
– poprawności rachunkowej dokumentów,
– terminowego naliczania podatków i składek ZUS,
– informowania o sposobach prawidłowego wystawiania dokumentów przez przedsiębiorcę,
– zachowania tajemnicy w zakresie posiadanych informacji o przedsiębiorcy.
W przypadku prowadzenia księgowości na zasadach ogólnych (np. spółki z o.o., akcyjne), gdzie obowiązki rachunkowe regulowane są bardzo szczegółowo, biura w przypadku niedopełnienia obowiązków ponoszą często odpowiedzialność karno-skarbową. W przypadku działalności gospodarczej na osobę fizyczną lub działalności w spółkach cywilnych, możemy wpisać do umowy wysokość kar umownych, które poniesie biuro w przypadku popełnienia błędów rachunkowych lub nieterminowego naliczenia zobowiązań wobec US lub ZUS. Powinny być one naliczane procentowo w stosunku do przewiny.
Doradztwo
Oprócz prowadzenia ksiąg, niektóre biura rachunkowe świadczą także usługi doradztwa podatkowego i prawnego. Cena takiej usługi może być wtedy odpowiednio wyższa. Warto o to zapytać, gdyż jak wspomniałam, przepisy zmieniają się często, zdarza się również, że zmienia się sytuacja prawna naszej firmy. Takie doradztwo jest niezwykle pomocne i w umowie warto zawrze jego zakres:
– udzielanie informacji o zmianach w przepisach podatkowych dotyczących rodzaju prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności,
– udzielanie informacji dotyczących sposobów postępowania w przypadku zawieszenia/zamykania lub przekształcania działalności,
– udzielanie informacji dotyczących wyboru odpowiedniej formy opodatkowania,
w przypadku gdy biuro zajmuje się również doradztwem podatkowym:
– doradztwa w zakresie optymalizacji podatkowej.
W umowie warto opisać sytuację, w której zawieszamy lub zamykamy działalność gospodarczą. W pierwszym przypadku należy zaznaczyć w umowie, że na czas zawieszenia działalności – zawieszeniu (całkowitemu) lub zmniejszeniu ulega również opłata miesięczna na rzecz biura. W przypadku zamknięcia działalności zobowiążmy biuro do zamknięcia ksiąg i rozliczenia firmy we wszystkich zakresach.
Księgowość na odległość
Coraz częściej zdarza się sytuacja, w której przedsiębiorcy zlecają księgowość biuru działającemu on-line. Nie ma wtedy możliwości fizycznego kontaktu z biurem; następuje on mailowo, telefonicznie lub faksem. Niemniej zalecam, żeby pierwszy kontakt nastąpił jednak w normalnej przestrzeni, żeby przedsiębiorca i właściciel biura lub osoba, która będzie obsługiwać firmę, spotkały się w normalnej przestrzeni. Jakość usługi jest taka sama, sposób jej wykonania mniej tradycyjny. Może to nie odpowiadać niektórym osobom, szczególnie jeśli traktują własnego księgowego jak osobę zaufania publicznego i chcą z nią zbudować osobiste relacje. Wybór formy współpracy z księgowym na odległość jest kwestią indywidualnych preferencji.
Podsumowanie
Księgowość w firmie to sprawa newralgiczna. Nie powierzajmy jej ludziom przypadkowym, starajmy się przestrzegać zawartych zobowiązać, dopełniać terminów podpisanych z biurem i załatwiać wszelkie trudne sprawy, jeśli wynikną w trakcie współpracy, na bieżąco. Namawiam również serdecznie do podpisania szczegółowej umowy. Być może takie formalizowanie współpracy wyda się komuś zbyteczne; niemniej dużo łatwiej rozwiązać trudne sytuacje powołując się na konkretny zapis w umowie, niż na ustne ustalenia sprzed jakiegoś czasu, o których strony nie pamiętają lub nie chcą pamiętać.
***
Prezentowane w artykule rady nie mają charakteru profesjonalnego doradztwa. Wynikają z kilkuletnich doświadczeń autorki w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej na osobę fizyczną oraz spółki jawnej.
