Jak znaleźć pieniądze na potrzeby sołectwa, kiedy środki z funduszu sołeckiego nie wystarczają? Dorota Dembińska, sołtyska Mniszka, od kilkunastu lat szuka różnych sposobów finansowania lokalnych działań. Zaczynała od niewielkich grantów, dziś łączy środki z funduszu sołeckiego z dotacjami i wykorzystuje zasoby, które ma sama wieś – ludzi, ich wiedzę, umiejętności, kontakty i miejsca. W rozmowie opowiada o tym, jak przygotować się do pozyskiwania pieniędzy, dlaczego dobry projekt powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb mieszkańców i dlaczego samo zdobycie grantu jest dopiero początkiem pracy.
Przemysław Chrzanowski, Witryna Wiejska: Zacznijmy od sytuacji, z którą mierzy się wiele małych sołectw. Potrzeb jest sporo, pieniędzy niewiele. Jak znaleźć sposób na finansowanie lokalnych działań?
Dorota Dembińska: – Ja bardzo dobrze znam ten problem. Przez długi czas Mniszek nie miał funduszu sołeckiego. Mogliśmy składać wnioski do budżetu gminy, ale wiadomo – budżet nie jest z gumy. Jeżeli wieś jest mała, ma niewielu mieszkańców, a więc także mniejszą siłę przebicia, to trudno oczekiwać, że wszystkie potrzeby zostaną sfinansowane z budżetu gminy. Pamiętam, że kiedyś byłam wręcz załamana, kiedy dostałam pięć tysięcy złotych na cały rok. To były inne czasy, ale przecież trzeba było z tych pieniędzy zrobić to, co wtedy uważano za oczywiste: paczki dla dzieci, Dzień Dziecka, Mikołajki, jakieś inne imprezy, a do tego jeszcze utrzymać świetlicę, coś kupić, coś naprawić. Te pieniądze bardzo szybko się kończyły.
Jak zaczęła się Twoja przygoda z pisaniem projektów?
– To było chyba w 2007 roku. Nie chcę podawać tej daty ze stuprocentową pewnością, ale mniej więcej wtedy po raz pierwszy zabrałam się za przygotowanie projektu. Co ciekawe, nie mieszkałam jeszcze wtedy na wsi na stałe, tylko przyjeżdżałam tutaj z doskoku.
To był projekt Fundacji Wspomagania Wsi, na około trzy tysiące złotych. Wtedy nawet nie myślałam o tym w kategoriach „piszę projekt”. Po prostu zastanawiałam się, czego potrzebują ludzie i co można im ciekawego zaproponować. Zaprosiłam osoby, które miały coś interesującego do pokazania – muzyków, malarkę. Były warsztaty, spotkania, występ. Jeden z muzyków następnego dnia miał występować w Operze Leśnej. Chodziło o to, żeby mieszkańcom pokazać coś, czego wcześniej u nas nie było, stworzyć okazję do spotkania i wspólnego uczestnictwa w ciekawym wydarzeniu.
Dzisiaj, kiedy na to patrzę, widzę, że był to mój pierwszy projekt. Wtedy po prostu intuicyjnie próbowałam odpowiedzieć na potrzeby mieszkańców i wykorzystać możliwości, które się pojawiały. Nie miałam jeszcze dużego doświadczenia w pozyskiwaniu pieniędzy, ale miałam pomysł i wiedziałam, że warto zrobić coś ciekawego dla ludzi.
Kiedy zostałaś sołtyską, zaczęłaś już świadomie szukać pieniędzy?
– Tak. Pamiętam, że kiedy zostałam sołtyską, poświęciłam chyba cały tydzień na rozpoznanie, skąd w ogóle można pozyskiwać pieniądze. To nie było wtedy takie proste jak dzisiaj. Nie było łatwo dostępnych zestawień konkursów i informacji, gdzie można aplikować. Zrobiłam sobie własną listę. Sprawdzałam fundacje, banki, różne programy, źródła komercyjne. Zaczęłam poznawać zasady działania poszczególnych konkursów. Ale z czasem doszłam do wniosku, że samo znalezienie konkursu to jeszcze nie jest najważniejsza rzecz. Najważniejsze jest to, żeby wiedzieć, czego właściwie potrzebuje wieś. Dlatego mamy diagnozę naszej miejscowości i mamy strategię działania. I cały czas do nich wracamy.
Strategia wsi jest dokumentem, który raz powstaje i potem realizujecie go punkt po punkcie?
– Nie. Zdecydowanie nie. Potrzeby wsi się zmieniają. Pierwszą diagnozę robiliśmy wiele lat temu, około 2011–2012 roku. Przyglądaliśmy się naszym zasobom: temu, co mamy w miejscowości, co jest naszą mocną stroną, gdzie są słabości, jakie mamy zasoby materialne, ale też – a może przede wszystkim – jakie mamy zasoby ludzkie. Bo jeżeli wśród mieszkańców mamy leśniczego, pielęgniarkę, lekarza, nauczyciela, fizyka czy osobę posiadającą jakąś inną specjalistyczną wiedzę, to są to realne zasoby, które można wykorzystać. Można na tej podstawie przygotowywać projekty, w których mieszkańcy dzielą się swoją wiedzą i umiejętnościami z innymi. Ale to wszystko ewoluuje. To, czego potrzebowaliśmy w 2011 roku, jest czymś zupełnie innym niż to, czego potrzebujemy dzisiaj.
Jak zmieniały się potrzeby Mniszka?
– Na początku były bardzo prozaiczne. Chcieliśmy wyremontować i doposażyć świetlicę. Potrzebowaliśmy nagłośnienia, szaf, toalety, klimatyzacji, wentylacji, wymiany okien. Chodziło o to, żeby stworzyć miejsce, które będzie rzeczywiście służyło mieszkańcom. Z czasem zaczęliśmy myśleć trochę inaczej. Chciałam, żeby świetlica była wyposażona w taki sposób, abyśmy później nie musieli ciągle wydawać pieniędzy na zewnętrzne usługi. Dlatego pojawiły się rzeczy, których nie kojarzymy z tradycyjnym wyposażeniem wiejskiej świetlicy: prasa do nadruków na koszulkach i kubkach, drukarka 3D, hafciarka, sprzęt do robotyki i inne urządzenia.
To jest zupełnie inny poziom myślenia o świetlicy. Nie tylko „miejsce, gdzie odbywa się impreza”, ale przestrzeń, która daje mieszkańcom konkretne możliwości. Dzisiaj nasze potrzeby są już bardziej złożone. Przykładem jest projekt dotyczący bezpieczeństwa i gospodarowania wodą. Mamy Wisłę i inne cieki wodne. Z jednej strony mamy okresy suszy, z drugiej – podtopienia. Pojawia się więc potrzeba zwiększania świadomości mieszkańców, w tym rolników, dotyczącej gospodarowania wodą i lokalnych zagrożeń.
I właśnie tak zmienia się wieś. Dochodzą nowe problemy, nowe pomysły, nowe możliwości.
Dzisiaj Mniszek ma już fundusz sołecki. Czy w związku z tym potrzeba szukania zewnętrznych pieniędzy jest mniejsza?
Fundusz jest bardzo potrzebny, ale dla mnie nie rozwiązuje wszystkiego. Obecnie mamy z tego źródła około 34 tysięcy złotych. To są pieniądze na konkretne potrzeby. Ale jeśli mamy diagnozę, strategię i pomysły na działania, to cały czas szukamy dodatkowych źródeł finansowania. Fundusz może zabezpieczać pewne podstawowe potrzeby, natomiast projekty pozwalają robić rzeczy dodatkowe, szczególnie tak zwane działania miękkie: spotkania, warsztaty, zajęcia dla mieszkańców, działania edukacyjne czy integracyjne. I dlatego uważam, że warto korzystać z obu możliwości.
Czy w pozyskiwaniu pieniędzy sołectwo może liczyć na samorząd?
– To zależy od sytuacji w konkretnej gminie. Bardzo dużo zależy od ludzi i od wzajemnego zaufania. Ja zawsze uważałam, że powinna istnieć przestrzeń do współpracy. Sołtys nie musi być kimś, kto ciągle walczy z wójtem czy burmistrzem. Można mieć swoje zdanie, można zabiegać o potrzeby mieszkańców, ale jednocześnie próbować współpracować.
Z drugiej strony wiem, że nie wszędzie wygląda to tak samo. W niektórych samorządach pojawia się napięcie pomiędzy aktywnym sołtysem a władzami gminy. Czasami aktywność społeczna jest odbierana jako działalność polityczna albo jako próba zdobywania pozycji. Mnie to bardzo bolało, bo wychodziłam z założenia, że można robić coś społecznie po prostu po to, żeby ludziom dobrze się żyło.
Czy na przestrzeni tych kilkunastu lat pozyskiwanie zewnętrznych środków stało się łatwiejsze, czy przeciwnie – trudniej zdobyć grant?
– To zależy od konkursu. W przypadku małych, lokalnych programów możliwości nadal są. Zmieniło się natomiast to, kto może składać wnioski. Dziś w wielu konkursach mogą startować również koła gospodyń wiejskich, a sama wiedza o możliwościach pozyskiwania zewnętrznego finansowania jest znacznie większa. To z kolei sprawia, że konkurencja jest większa. W dużych programach zawsze składano wiele wniosków, ale obecnie o środki ubiega się jeszcze więcej podmiotów. Trudniej więc się przebić i trzeba bardzo dobrze dopasować projekt do celów oraz kryteriów konkursu.
Co więc decyduje o tym, że jeden projekt ma szansę na dofinansowanie, a inny odpada?
– Przede wszystkim trzeba dokładnie przeczytać regulamin. Projekt musi odpowiadać celom konkursu i spełniać jego wymagania. To wydaje się banalne, ale naprawdę wiele osób tego nie robi. Jeżeli konkurs ma określone cele, kryteria, grupy odbiorców czy katalog kosztów, trzeba się w to wszystko wczytać. Dopiero później zastanawiamy się, jak nasz pomysł wpisać w te ramy. Nie odwrotnie. Nie powinno być tak, że najpierw znajdujemy konkurs, a potem na siłę wymyślamy projekt tylko dlatego, że są w nim pieniądze.
Mówisz o projektach pisanych pod konkurs. Czego szczególnie należy unikać?
– Projekt musi wynikać z rzeczywistych potrzeb. To jest dla mnie podstawowa zasada.
Dzisiaj mamy sztuczną inteligencję, różne narzędzia, firmy oferujące pisanie wniosków. Można stworzyć bardzo ładny tekst, pełen pięknych słów. Tylko że za tymi słowami czasami niewiele się kryje. A przecież później trzeba ten projekt zrealizować.
Jeżeli ktoś wymyślił sobie projekt bez udziału mieszkańców, bez rozpoznania ich potrzeb, bez ludzi, którzy będą chcieli w nim uczestniczyć, to może się okazać, że otrzymał pieniądze na coś, czego właściwie nikt nie potrzebuje. Dlatego uważam, że projekt powinien być szyty na miarę lokalnej społeczności. Ktoś z zewnątrz może nam pomóc napisać tekst, poprawić wniosek, uporządkować budżet. Ale nie zna naszej wsi tak jak my. Nie wie, że obok płynie konkretny ciek wodny, że mamy Wisłę, że w określonych miejscach występują podtopienia, że przebiegają ważne drogi, które utrudniają komunikację, albo że pewne problemy wpływają na dojazd karetki czy straży pożarnej. Tego nie da się znaleźć w gotowym szablonie.
Czyli projekt powinien powstawać w grupie?
– Zdecydowanie. Zawsze będę powtarzać: burza mózgów, rozmowa, wspólne określenie potrzeb. Ja mogę później usiąść i wpisać to wszystko do generatora. Mogę też poprawić język, uporządkować opis, dopasować go do wymagań konkursu. Ale pomysły nie mogą być tylko moje. Jeżeli realizuję projekt, muszę mieć odbiorców. Ludzi, którzy chcą w nim uczestniczyć, którzy będą zaangażowani i będą czuli, że to jest ich działanie. Bo nie chodzi o to, żeby sołtys wymyślił sobie coś, a potem wszyscy mieszkańcy byli zaskoczeni, że nagle mają realizować jego pomysł.
Jak buduje się takie zaangażowanie?
– To jest proces. I to bardzo długi. Nie da się go zbudować w rok czy dwa lata. Często mieszkańcy na początku myślą: „to gmina powinna zrobić”, „niech ktoś nam zrobi”, „po co mamy się angażować”. Dopiero z czasem pojawia się przekonanie, że to jest nasze miejsce i nasze dobro wspólne.
U nas też nie jest tak, że wszyscy angażują się we wszystko. Jest jednak grupa kilkudziesięciu osób, które regularnie uczestniczą w działaniach. Ta grupa się zmienia, ale jest pewien stały rdzeń. I bardzo ważne jest to, że ci ludzie pamiętają, co przez lata zrobiliśmy wspólnie.
Czy nawet zwykłe zebranie wiejskie może być elementem tego procesu?
– Oczywiście. Niedawno miałam bardzo dobry przykład. Zwołałam zebranie wiejskie, ale w pewnym momencie uznałam, że jest na nim zbyt mało osób, żeby rozmawiać o dużych pieniądzach i ważnych decyzjach. W dodatku termin nie był najlepszy – część mieszkańców miała inne obowiązki. Dlatego przerwałam obrady i kontynuowaliśmy je w sobotę.
Przyszli także nowi mieszkańcy. I to było bardzo wartościowe, bo mogli nie tylko dowiedzieć się, co planujemy, ale też usłyszeć od starszych mieszkańców, co robiliśmy wcześniej. Na jednym spotkaniu było 13 osób, na kolejnym około 30. To zupełnie inna jakość rozmowy. Jeżeli mamy podejmować decyzje dotyczące pieniędzy i kierunku rozwoju wsi, warto zadbać o to, żeby mieszkańcy rzeczywiście mieli możliwość uczestniczenia w tej rozmowie.
Ile pieniędzy może realnie zdobyć aktywne sołectwo poza funduszem sołeckim?
– Nie ma jednej odpowiedzi. Wszystko zależy od możliwości ludzi, którzy działają. Bywały lata, kiedy realizowaliśmy pięć projektów. Ale to było bardzo wyczerpujące. Projekty nakładały się na siebie, nie można było ciągle robić tego samego, każdy wymagał zaangażowania.
Jeżeli ktoś dopiero zaczyna, może zdobyć kilka czy kilkanaście tysięcy złotych. W różnych latach zdarzało nam się pozyskiwać 20, 30, a nawet 50 tysięcy złotych z małych projektów. W tym roku, razem z większym pozyskanym środkiem, mamy do dyspozycji ponad 70 tysięcy złotych na działania. Ale trzeba pamiętać, że nie jest to po prostu „gotówka do wydania”. Za tymi pieniędzmi stoją konkretne projekty, zobowiązania, działania, dokumentacja i rozliczenia. I właśnie dlatego nie należy patrzeć tylko na kwotę.
Co jest najtrudniejsze po otrzymaniu pieniędzy?
– Realizacja i rozliczenie. I to jest rzecz, o której bardzo często się zapomina. W niektórych projektach masz kontrolę na początku, monitoring w trakcie, później kolejną kontrolę, a na końcu rozliczenie merytoryczne i finansowe. Trzeba pilnować wszystkich dokumentów, terminów, faktur, budżetu. Czasami dwa grosze potrafią zrobić problem, bo w generatorze rozliczeniowym musi się wszystko zgadzać co do szczegółu. Dlatego zanim napiszemy projekt, trzeba się zastanowić, czy rzeczywiście mamy możliwości, żeby go zrealizować. Nie wystarczy zdobyć pieniądze. Trzeba jeszcze umieć je mądrze wykorzystać i rozliczyć.
Czy realizując pierwsze projekty trzeba od razu mieć duży budżet na ekspertów, prowadzących i obsługę?
– Nie. My przez wiele lat nie pobieraliśmy wynagrodzenia za koordynację, księgowość, prowadzenie warsztatów czy szkoleń. Oczywiście nie można tego ciągnąć w nieskończoność i praca ludzi powinna być odpowiednio wyceniana, ale na początku można bardzo dużo zrobić dzięki własnym kontaktom.
Każdy ma jakieś zasoby. Ja miałam znajomych z uczelni, z różnych instytucji. Jeżeli potrzebowaliśmy kogoś do poprowadzenia zajęć, mogłam zapytać znajomego specjalistę. Jeżeli potrzebowaliśmy wiedzy medycznej – miałam kontakt z lekarzem, pielęgniarką czy ratownikiem. Jeżeli robiliśmy coś dla dzieci – mogliśmy zaangażować nauczycieli. Jeżeli projekt dotyczył historii czy dziedzictwa – mogłam wykorzystać swoje własne kompetencje. To wszystko trzeba sobie wcześniej uświadomić.
Wspomniałaś o firmach, które oferują pomoc przy pisaniu wniosków czy zakładaniu organizacji. Jak mieszkańcy i lokalne grupy mogą ustrzec się przed niepotrzebnymi wydatkami i korzystać z dostępnego, bezpłatnego wsparcia?
– Przede wszystkim nie należy pochopnie płacić za rzeczy, które można zrobić samemu albo przy których można uzyskać bezpłatną pomoc. Znam przypadek osoby, która chciała założyć fundację i znalazła firmę oferującą przygotowanie statutu oraz pomoc w rozpoczęciu działalności. Kosztować miało to kilka tysięcy złotych.
Tymczasem istnieją bezpłatne miejsca, które wspierają organizacje pozarządowe i grupy, które dopiero zaczynają działać. W każdym województwie funkcjonują Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej. Można tam uzyskać pomoc przy zakładaniu organizacji, skonsultować pomysły, dowiedzieć się, jakie są możliwości finansowania i jakich błędów unikać.
Warto też korzystać z doświadczenia innych. Kiedy zakładaliśmy koło gospodyń, po prostu zadzwoniłam do osób, które miały już takie doświadczenie. Zapytałam, jak to zrobiły, jakie mają statuty, z jakiego wsparcia korzystały. Nie chodzi o to, żeby wszystko robić samemu. Pomoc z zewnątrz może być bardzo cenna, ale najpierw warto sprawdzić, czy za daną usługę rzeczywiście trzeba płacić i czy nie ma możliwości uzyskania takiej pomocy bezpłatnie.
Pieniądze są potrzebne, ale nie są najważniejsze?
– Pieniądze są narzędziem. Jeżeli mamy dobry pomysł, ludzi, którzy chcą go realizować, miejsce, zasoby i wiedzę, wtedy pieniądze rzeczywiście mogą bardzo dużo zmienić. Ale sam grant niczego nie załatwi. Można zdobyć 5 tysięcy, 20 tysięcy czy 50 tysięcy złotych i niczego trwałego nie zbudować.
Można też zdobyć znacznie mniejszą kwotę, ale dzięki niej nauczyć mieszkańców czegoś nowego, kupić sprzęt, który będzie służył przez lata, stworzyć grupę ludzi albo rozpocząć działanie, które później będzie kontynuowane. Dla mnie właśnie to jest najważniejsze.
***
Artykuł powstał w ramach projektu „Aktywni w sołectwach”
Projekt „Aktywni w sołectwach” korzysta z dotacji w wysokości 1 215 927 € od Islandii, Liechtensteinu i Norwegii w ramach Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG finansowanego ze środków Funduszy EOG i Funduszy Norweskich. Celem projektu jest wzmocnienie społeczeństwa obywatelskiego oraz zwiększenie udziału obywateli w życiu publicznym na obszarach wiejskich w Polsce poprzez rozwijanie kompetencji, odporności i współpracy sołtysów oraz wiejskich organizacji społecznych. Projekt będzie trwał od maja 2026 do maja 2031 roku.
