Organizowanie festynów, pikników, dożynek, spotkań integracyjnych czy wycieczek jest dziś ważną częścią życia wielu sołectw. Takie wydarzenia pomagają integrować mieszkańców, wspierać lokalne tradycje oraz aktywizować społeczność.
Trzeba jednak pamiętać, że sołectwo jest jedynie jednostką pomocniczą gminy i nie posiada własnej osobowości prawnej. Dlatego sołtys, który reprezentuje sołectwo, wykonuje swoje zadania w ramach gminy i zgodnie z zasadami określonymi w statucie sołectwa.
Nawet jeśli statut sołectwa przewiduje, że do zadań sołectwa lub sołtysa należy organizowanie i planowanie wydarzeń lokalnych, działania w tym zakresie powinny być każdorazowo uzgadniane z właściwym urzędem gminy. To właśnie gmina dysponuje środkami publicznymi przeznaczonymi na realizację takich przedsięwzięć, odpowiada za ich prawidłowe wydatkowanie oraz ponosi odpowiedzialność organizacyjną i prawną za przebieg wydarzenia. W praktyce oznacza to konieczność współpracy i koordynacji działań pomiędzy sołectwem a organami gminy, tak aby zapewnić zgodność podejmowanych inicjatyw z obowiązującymi procedurami i interesem wspólnoty samorządowej. Organizatorem może być również Ochotnicza Straż Pożarna, czy lokalne stowarzyszenie działające na terenie sołectwa/gminy (podstawa prawna: art. 35 i 36 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym)
Sołtys nie ma więc pełnej swobody w organizowaniu dowolnych inicjatyw zgłaszanych mu przez mieszkańców. Ponadto, wydarzenia o charakterze prywatnym, jak bale czy imprezy okolicznościowe, co do zasady nie stanowią zadań własnych gminy i nie powinny być finansowane ani organizowane z wykorzystaniem gminnego mienia, chyba że odbywa się to na zasadach odpłatnego udostępnienia.
Czy każde takie wydarzenie można zorganizować z pieniędzy sołeckich?
Nie zawsze.
Wydarzenia finansowane z funduszu sołeckiego muszą być związane z zadaniami własnymi gminy oraz służyć mieszkańcom całej wspólnoty lokalnej. Nie chodzi więc wyłącznie o samą zabawę, ale o działania, które mają szerszy cel społeczny, np.:
- integrację mieszkańców,
- podtrzymywanie tradycji lokalnych,
- aktywizację dzieci i seniorów,
- promowanie kultury i sportu (podstawa prawna: art. 2 ust. 6 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim).
W praktyce oznacza to, że można organizować np. festyny rodzinne, wydarzenia sportowe czy dożynki, jeśli służą one mieszkańcom i mieszczą się w zadaniach gminy. Samo finansowanie prywatnej zabawy z pieniędzy publicznych byłoby niedopuszczalne.
Czy organizacja festynu wymaga zgłoszenia albo uzgodnień?
Zazwyczaj tak.
W przypadku organizacji imprezy masowej, tj. wydarzenia, w którym uczestniczy co najmniej 1000 osób na otwartej przestrzeni lub co najmniej 500 osób w obiekcie zamkniętym, zastosowanie znajdują przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Należy podkreślić, że o uznaniu danego wydarzenia za imprezę masową decyduje liczba udostępnionych miejsc, a nie wyłącznie faktyczna liczba uczestników.
W takim przypadku konieczne jest uzyskanie zgody wójta oraz złożenie wniosku nie później niż 30 dni przed planowaną datą imprezy.
Dodatkowe formalności mogą pojawić się wtedy, gdy:
- impreza odbywa się na drodze publicznej,
- wykorzystywane jest nagłośnienie lub scena,
- planowane są atrakcje techniczne,
- wydarzenie ma charakter imprezy masowej (podstawa prawna: ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych oraz ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych).
W praktyce przy organizacji większych wydarzeń często konieczna jest współpraca z:
- ochotniczą strażą pożarną,
- Policją,
- gminą,
- służbami medycznymi.
W przypadku wydarzeń niemających charakteru imprezy masowej, zastosowanie mogą znaleźć przepisy dotyczące działalności kulturalnej oraz regulacje lokalne obowiązujące na terenie gminy. To stanowi istotne ułatwienie w organizowaniu imprez, ponieważ ustawa przewiduje bardziej uproszczone procedury, jednak jednocześnie wymaga zawiadomienia właściwego organu gminy (podstawa prawna: ustawa z dnia 25 października 1991 r. organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).
Kto odpowiada za bezpieczeństwo podczas imprezy?
Za bezpieczeństwo odpowiada organizator wydarzenia.
Sołtys jako organ wykonawczy sołectwa nie ponosi przy tym odpowiedzialności osobiście, lecz jako organizator imprezy, a organizatorem formalnie jest sołectwo, działające w ramach gminy. W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność spoczywa na gminie, jeśli impreza jest organizowana ze środków publicznych i w ramach zadań sołectwa, gdyż sołectwo nie ma osobowości prawnej i nie może samodzielnie być stroną stosunków prawnych.
Oznacza to obowiązek odpowiedniego przygotowania miejsca imprezy oraz zadbania o bezpieczeństwo uczestników. Trzeba zwrócić uwagę m.in. na:
- bezpieczne ustawienie urządzeń i atrakcji,
- przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
- utrzymanie porządku podczas wydarzenia,
- zabezpieczenie miejsca dla dzieci i rodzin (podstawa prawna: ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych).
Czy podczas imprezy można korzystać z nagłośnienia?
Tak, ale należy pamiętać o spokoju mieszkańców.
Zbyt głośna muzyka albo hałas – szczególnie późnym wieczorem – mogą zostać uznane za zakłócanie porządku publicznego i skutkować interwencją policji albo straży gminnej (podstawa prawna: art. 51 Kodeksu wykroczeń).
Warto pamiętać, że w polskim prawie pojęcie ciszy nocnej nie zostało uregulowane w przepisach ogólnopolskich i jest pojęciem o charakterze umownym. W społecznym zwyczaju przyjmuje się, że cisza nocna obowiązuje w godzinach od 22:00 do 6:00. Odmienne godziny mogą zostać wprowadzone przez regulaminy np. spółdzielni mieszkaniowych dla konkretnych nieruchomości.
Czy podczas festynu można sprzedawać lokalne produkty i jedzenie?
Tak. Podczas wydarzeń wiejskich często sprzedawane są ciasta, potrawy regionalne albo produkty przygotowane przez mieszkańców czy koła gospodyń wiejskich.
Przy sporadycznych wydarzeniach i niewielkiej skali działalności zwykle traktuje się to jako działalność okazjonalną, która nie wymaga rejestracji działalności gospodarczej. Osoby przygotowujące żywność nadal odpowiadają jednak za jej jakość, świeżość i bezpieczne przechowywanie. Należy również dysponować pełną informacją dotyczącą pochodzenia produktu – nie może on pochodzić z nieznanego źródła.
Czy podczas imprezy można sprzedawać alkohol?
Tak, ale wymaga to specjalnego zezwolenia wydawanego przez gminę. Bez odpowiedniej zgody sprzedaż alkoholu podczas imprezy jest nielegalna (podstawa prawna: art. 18¹ ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi).
Organizator powinien również pamiętać, że alkoholu podczas imprezy nie wolno sprzedawać osobom niepełnoletnim ani nietrzeźwym (podstawa prawna: art. 15 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi).
Czy sołtys może organizować wycieczki dla mieszkańców?
Sołtys może angażować się w organizację wycieczek dla mieszkańców, jednak jeśli przedsięwzięcie ma być realizowane w ramach działalności sołectwa i z wykorzystaniem środków publicznych lub mienia gminy, powinno pozostawać w związku z zadaniami własnymi gminy oraz odbywać się w porozumieniu z urzędem gminy. Wyjazdy o charakterze rekreacyjnym czy prywatnym, co do zasady nie należą do takich zadań i mogą być organizowane wyłącznie poza działalnością publiczną, na zasadach prywatnych.
Przy organizacji wycieczki warto zadbać o:
- listę uczestników,
- regulamin wyjazdu,
- ubezpieczenie uczestników,
- zgody rodziców – jeśli jadą dzieci,
- sprawdzonego przewoźnika posiadającego odpowiednie uprawnienia.
W przypadku wydarzeń z udziałem dzieci trzeba dziś pamiętać również o tzw. standardach ochrony małoletnich. Oznacza to, że osoby mające opiekować się dziećmi podczas wydarzenia lub wyjazdu mogą podlegać dodatkowej weryfikacji, np. w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
Polskie prawo nie przewiduje przy tym szczegółowych przepisów określających liczbę opiekunów na wycieczkach organizowanych poza systemem oświaty, np. przez sołectwo czy organizację pozarządową. Dobrą praktyką i rozsądnym punktem odniesienia – będzie jednak zastosowanie się do norm obowiązujących przy organizacji kolonii i wypoczynku dzieci i młodzieży, czyli co najmniej jeden opiekun na 20 uczestników, a w grupach z dziećmi do 10. roku życia – co najmniej jeden opiekun na 15 uczestników.
Czy podczas organizacji wydarzeń trzeba uważać na zdjęcia i dane osobowe mieszkańców?
Tak.
Jeżeli organizator zapisuje uczestników na wycieczkę, tworzy listy obecności albo publikuje zdjęcia z wydarzenia, powinien pamiętać o ochronie danych osobowych oraz prawie do wizerunku (podstawa prawna: art. 5 i 6 RODO oraz art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
Czy sołtys odpowiada za organizację wydarzenia?
To zależy od tego, kto formalnie jest organizatorem.
Jeżeli wydarzenie organizuje gmina, stowarzyszenie albo inna organizacja, to właśnie ten podmiot odpowiada za kwestie formalne i bezpieczeństwo. Sołtys w każdej sytuacji powinien jednak działać zgodnie z prawem, statutem sołectwa oraz we współpracy z gminą.
NAJWAŻNIEJSZE DO ZAPAMIĘTANIA
! Sołectwo nie działa całkowicie samodzielnie – wydarzenia powinny być organizowane w ramach zakresu zadań własnych gminy i we współpracy z gminą.
! Wydarzenia finansowane z funduszu sołeckiego muszą służyć mieszkańcom i mieścić się w w/w zadaniach gminy.
! Organizator odpowiada za bezpieczeństwo uczestników oraz właściwe przygotowanie miejsca imprezy.
! Sprzedaż alkoholu podczas festynu wymaga specjalnego zezwolenia.
! Przy wydarzeniach z udziałem dzieci mogą obowiązywać przepisy dotyczące standardów ochrony małoletnich.
! Podczas organizacji imprez i wycieczek trzeba pamiętać o ochronie danych osobowych oraz prawa do wizerunku mieszkańców.
Autor: aplikant adwokacki Robert Lisiewicz, Fundacja Wolne Sądy.
Artykuł został przygotowany w ramach programu „Sołectwo na nowe czasy”, który realizowany jest przez Fundację Wspomagania Wsi i współfinansowany przez Polsko-Amerykańską Fundację Wolności w ramach programu „Wspieramy Organizacje Pozarządowe”.
