Jak działać, by było nas więcej? Jak rozdzielać zadania, by nikt nie poczuł się urażony? Rozmawialiśmy o tym w gronie 12 organizacji pozarządowych z całej Polski. Trzydniowy warsztat w Łowiczu (15-17 listopada br.) zorganizowaliśmy w ramach programu „Więcej nas potrzeba”. Jak zaangażować więcej osób i poprawić zarządzanie organizacją?
Zebraliśmy się w Łowiczu, by dzielić się doświadczeniami – jak radzimy sobie z sytuacjami kiedy członkinie naszego KGW czy stowarzyszenia wykruszają się, przestają się angażować. Gdy przewodnicząca czuje, że więcej nie da rady i chce się wycofać, a następczyń brak. Gdy na nasze wydarzenia przychodzi mało osób. Dlatego ważne dla nas jest, by w tym warsztacie uczestniczyli też przedstawiciele zarządów organizacji. Liderzy i liderki, którzy w swoim gronie zastanawiają się w którym kierunku pójść. Celem tego warsztatu, jak i całego programu, jest wzmocnienie organizacji, które są dobrze osadzone w lokalnej społeczności, ale potrzebują zmian. Ćwiczymy tu różne metody i techniki włączania członków i sympatyków w planowanie działań naszej organizacji, rozdzielania zadań, dbania o przejrzystość finansów, rozmów o oczekiwaniach i problemach w organizacji. Te metody i techniki spisujemy. Prosimy, by przedstawiciele organizacji, które do Łowicza przyjechali, przetestowały je u siebie. Docelowo zamieścimy je w poradniku on-line, który dostępny będzie dla wszystkich organizacji, które chcą działać lepiej, w dobrej i życzliwej atmosferze – mówi Magdalena Gromek-Kowalczyk, koordynatorka programu z Fundacji Wspomagania Wsi.
Na warsztaty przyjechały po 3 osoby z 12 organizacji z różnych regionów Polski: z północnego Mazowsza, Podlasia, Dolnego Śląska, zachodniego Pomorza i województwa świętokrzyskiego. Pracowaliśmy głównie w dwóch grupach, nie zabrakło jednak części wspólnych oraz długich rozmów po zajęciach.
Jak motywować ludzi do działania w naszej organizacji? Kto ma jaką strategię działania? Metoda kolorowych kapeluszy polega na wcielaniu się w 6 różnych ról – od optymistów, po widzących wszystko w czarnych barwach, od kierujących się emocjami, po kierujących się tyko faktami.
Jak zachęcić mieszkańców do dołączenia do naszej organizacji? Można wyrazić to plakatem. Rysowanie może wydawać się błahą zabawą, ale pomaga przedstawić wartości, które czasem trudno jest nam nazwać.
Kilka opinii po warsztacie:
Przyjechałyśmy z pytaniem jak zaangażować inne członkinie KGW, które nie są zbyt aktywne. Wyjeżdżamy z pomysłami jak można ten temat „ugryźć”. Widzimy, że same powinnyśmy zrobić dwa kroki wstecz. Zrobić więcej miejsca innym. Jesteśmy zadaniowe i chcemy dobrze, ale widzimy, że nasze rozdzielanie zadań czasem może zostać źle odebrane. Lepiej jest zapytać np. „a Ty co chciałabyś zrobić podczas festynu”, niż dać narzucić komuś jakieś zadanie. Ta osoba zapewne zrobi to, o co się ją prosi, ale drugi raz nie przyjdzie na zebranie.
Jestem „żółtym kapeluszem”, czyli optymistką. Mam dużo zapału, wiele pomysłów. Ten warsztat uświadomił mi, że dobrze jest mieć w zespole „czarny kapelusz”, czyli osobę, która dostrzega ciemne strony tych pomysłów i tym samym ratuje nas przed niepotrzebnymi nerwami, wysiłkiem czy konfliktami.
Dobrze, że przyjechałyśmy tu we trzy. U siebie będziemy mogły wzajemnie się „pilnować” i odwoływać do tego, o czym mówimy tutaj.
W naszym KGW sprawdziłoby się ćwiczenie z kapeluszami, gdzie każda osoba wciela się w inną rolę. Wtedy nawet najbardziej zatwardziały pesymista, wchodząc w rolę optymisty, musi na chwilę zmienić perspektywę, a tym samym dopuścić do siebie chociaż jedną pozytywną stronę danego pomysłu.
Te warsztaty to dla nas pogłębione spojrzenie w codzienne działanie stowarzyszenia. Tutaj, z dalekiej perspektywy, widzę jak trudno pozbyć się różnych nawyków, np. mówienia słowa „ALE”, które neguje to, co usłyszałam przed chwilą od innej osoby. To małe, niewinne słówko, wypowiadane wiele razy przez zarząd stowarzyszenia, może skutecznie zabić kreatywność i pomysłowość członków. A to już prosta droga do wykruszania się ludzi, którzy mogą machnąć ręką i przestać się angażować. Po co mają być w organizacji, w której nie mogą realizować swoich pomysłów, robić tego co lubią, co jest ich pasją?
Sama siebie nazywam „ormowcem”. Łatwo jest wpaść w nerwy, kiedy wszystko jest na wariata – kiedy czas na korzystanie ze świetlicy jest bardzo ograniczony, kiedy trzeba wypełniać dokumenty, kiedy jest festyn i wszystko zostaje na głowie 2-3 osób. Boję się, że kiedy się wycofam, to nic się nie będzie działo. Coraz częściej myślę jednak, że nie mam siły ani ochoty poganiać ludzi. Przez to atmosfera w KGW jest kiepska. Jest takie powiedzenie „chcesz mieć rację, czy relację?”. Tutaj zdałam sobie sprawę, że muszę swoje podejście złagodzić. Może trzeba zrobić krok w tył, żeby ruszyć do przodu?
***
Przed nami jeszcze trzy warsztaty, o tej samej tematyce, dla nowych grup uczestniczek i uczestników. Dwa odbędą się w 2025 roku (wiosną i jesienią) oraz jeden odbędzie się wiosną 2026 roku. Na początku 2025 roku będziemy Was informować o naborze na kolejny, wiosenny warsztat.
Więcej informacji o programie „Więcej nas potrzeba” znajduje się na TUTAJ
Tekst i fotografie: Magdalena Gromek-Kowalczyk, Fundacja Wspomagania Wsi.
