Co zrobić, by urząd był tańszy? Rozmowa z Wiesławą Kwiatkowską, Burmistrzem Milanówka

Przemysław Chrzanowski: Jestem wyborcą, uczciwym podatnikiem, mam zatem pełne prawo do tego, by zapytać: czy administracja może być tańsza?

Wiesława Kwiatkowska, Burmistrz Milanówka.

Wiesława Kwiatkowska, Burmistrz Milanówka: – Oczywiście, że może być tańsza. I nie administracja to wymyśliła, tylko biznes. Wystarczy się rozejrzeć wokół  i znaleźć dobre wzorce. Nic tak nie uczy efektywnego zarządzania jak funkcjonowanie biznesu. Przedsiębiorca ma przed sobą zwykle jeden cel, stworzyć produkt, który z jednej strony będzie wysokiej jakości, z drugiej jego przygotowanie nie będzie generowało wysokich kosztów. Jeżeli taki standard wprowadzimy do instytucji, jaką jest urząd miasta czy gminy, możemy oczekiwać realnego zysku. Wiadomo, że my nie zarabiamy służąc swoim mieszkańcom, ów zysk to wyższa jakość usług, jakie im możemy zaoferować.

W biznesie modny stał się outsourcing. Już Henry Ford stwierdził, że jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej. Czy w administracji na szczeblu gminnym i miejskim to się sprawdza?

O outsourcingu w administracji publicznej zwykle mówi się w kontekście obsługi IT. Jeszcze nie tak dawno każda placówka oświatowa w mojej gminie korzystała z usług różnych informatyków. Każdy z nich incydentalnie zajmował się z wskazanymi przez dyrektorów usterkami, potem wystawiał fakturę, a my regulowaliśmy wszelkie należności. Koszty zwykle bywały wysokie, a problemy zdawały się piętrzyć w nieskończoność. Nie wiedzieliśmy, jakim sprzętem dysponują poszczególne placówki, nie mieliśmy też pewności co do legalności oprogramowania.

Aby temu zaradzić podjęliśmy decyzję o zleceniu opieki nad komputerami jednemu informatykowi, który dzisiaj bardzo sprawnie radzi sobie z tym wyzwaniem. Wreszcie mamy kompletną ewidencję sprzętu, wiemy gdzie istnieje realne zapotrzebowanie na inwestycje w tym zakresie, pozbyliśmy się też programów, które na przestrzeni lat w sposób niekontrolowany instalowano na komputerach. I co najważniejsze, dzięki temu posunięciu udało się ograniczyć wydatki na obsługę informatyczną szkół.

Czy oszczędnościom służy także wyprowadzenie księgowości ze szkół?

W każdej jednostce podlegającej urzędowi miasta czy gminy funkcjonuje grupa zawodowa wykonująca te same rzeczy. Umiejętność wyszukiwania wspólnych mianowników jest sztuką prowadzącą do realnego obniżenia kosztów. I rzeczywiście sprawa pań księgowych, pracujących dotychczas w naszych szkołach jest tego doskonałym przykładem. Otóż stworzyliśmy odrębny referat, zajmujący się obsługą finansową placówek oświatowych. Wiadomo, że najpierw musieliśmy zainwestować w wygospodarowanie powierzchni, w biurka i komputery. Stworzyliśmy pewną hierarchię, wyposażyliśmy pracowników w to samo zaplecze informatyczne i pozwoliliśmy razem działać.

Zysk wynikający z pracy w zespole objawił się niemal natychmiast w postaci tzw. zastępowalności. Choroba pracownika, konieczność udzielenia zwolnienia, czy urlopu, przestały być problemem. To samo dotyczy doskonalenia zawodowego. Jeżeli jednej księgowej nie ma w pracy, natychmiast jej obowiązki przejmują koleżanki. Dotychczas, kiedy pracowały one rozproszone po całym mieście, było to praktycznie niemożliwe. Poza tym jesteśmy w stanie bardziej efektywnie wykorzystać ich potencjał, wcześniej obsługiwały placówki o różnej wielkości i ze sprawiedliwym podziałem obowiązków był kłopot.

Ale dyrektorzy pewnie nie są zadowoleni?

Każda zmiana budzi emocje i tutaj też ich nie zabrakło. Podobnie było przed rokiem, kiedy zadecydowaliśmy o tym, by dyrektorzy dysponowali swoim obiektami w celach zarobkowych. Pieniądze, pochodzące z wynajmu na przykład sal gimnastycznych, miały trafiać bezpośrednio na potrzeby placówek. Wówczas także słychać było narzekanie, a dziś dyrektorzy z dumą chwalą się tym, co za te pieniądze zrobili. Jeden klasę wyposażył, drugi wyremontował szkolną świetlicę itd. I o to tu chodziło, operatywny dyrektor potrafi wypracować sobie realny zysk, ma wówczas poczucie, że jest dobrym gospodarzem, który nie musi chodzić do urzędu po jałmużnę.

Z księgowością będzie tak samo. Obecne rozwiązanie zostało przeniesione z dobrze funkcjonującego rynku do miejsc, gdzie panował feudalizm. Póki co efekt jest taki, że w referacie usług wspólnych mam zadowolonych pracowników, a w szkołach nadąsanych dyrektorów. Wierzę, że to się zmieni.

Na finansach funkcjonowanie urzędu się nie kończy. Czy w innych obszarach można z powodzeniem dokonywać podobnych zmian?

Bardzo dobrze funkcjonują na podobnych zasadach działy kadr, bhp, czy zamówienia publiczne. Realne zyski przynoszą także zakupy zbiorowe. Powszechnie wiadomo, że jeżeli kupujemy te same rzeczy w dużych ilościach, to płacimy mniej niż w sytuacji gdybyśmy nabywali je w różnych miejscach i w mniejszych ilościach. I wówczas nie dochodzi do takich sytuacji, że pani intendentka, dysponując na koniec roku pieniędzmi, niejako na zapas kupuje środki czystości, a potem o tym zapomina, generując duże straty. Podstawą w tym wszystkim jest zmiana myślenia o gminie, trzeba traktować ją jako całość, a nie rozsypankę autonomicznych kawałków.

Ponadto nie można być krótkowzrocznym i oczekiwać, że pewne posunięcia natychmiast dadzą widoczny efekt ekonomiczny. Wójt, czy burmistrz muszą stać się wizjonerami, którzy przewidzą jak ich gmina będzie wyglądać za dziesięć lat. Bo tylko wtedy zdołają podjąć słuszne decyzje.

***