Aby własne przedsiębiorstwo działało zgodnie z prawem, musi zostać zgłoszone do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) jako płatnik składek, do Urzędu Skarbowego (w którym uzyskuje swój NIP), do Urzędu Statystycznego (który nadaje numer REGON) oraz uzyskać koncesje lub zezwolenia na prowadzenie niektórych rodzajów działalności podlegających działalności regulowanej, bądź decyzji SANEPID (Wojewódzkiej lub Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej).
Rejestracja działalności gospodarczej następuje poprzez wpis do CEIDG (spis przedsiębiorców będących osobami fizycznymi działających na terenie Rzeczpospolitej Polskiej tworzony przez Ministerstwo Gospodarki). W tym celu należy złożyć wniosek na formularzu CEIDG-1, który stanowi tzw. „jedno okienko”. Tryb „jednego okienka” upraszcza całą procedurę rejestracji. Nie trzeba już odwiedzać kilku urzędów, ponieważ wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem przedsiębiorstwa do urzędu statystycznego, urzędu skarbowego oraz do ZUS-u lub KRUS-u. „Jedno okienko” działa w każdym urzędzie gminy (miasta). I tam też właśnie zawsze trafia wniosek CEIDG-1. Obecnie wpis do CEIDG następuje elektronicznie. Informacje o aktualnej procedurze rejestracji działalności, trybie składania wniosku i niezbędnych dokumentach znajdują się na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl.
Wizyta w Urzędzie Skarbowym
Zanim jednak przystąpimy do wypełniania i składania wniosku CEIDG-1, warto udać się do Urzędu Skarbowego, aby poznać formy opodatkowania i wybrać najkorzystniejszą dla swojej działalności. Wypełniając wniosek CEIDG-1 musimy bowiem wskazać wybraną przez nas formę opodatkowania. Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje na temat opodatkowania. Szczegółowe i aktualne informacje udzielają Urzędy Skarbowe. Można również skorzystać z usług prawnika lub księgowego, prosząc o wyjaśnienie zawiłości tej tematyki.
Wyróżniamy 4 formy opodatkowania, a każda z nich wpływa na wysokość przyszłego podatku, odprowadzanego do urzędu skarbowego, oraz na rodzaj prowadzonych ewidencji księgowych. Są to:
• opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej (obecnie 18 i 32 procent);
• opodatkowanie według jednolitej stawki podatku (tzw. podatek liniowy – 19 procent);
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;
• karta podatkowa.
Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej 18 i 32 procent) oraz według jednolitej stawki podatku (19 procent) podatek obliczany jest od dochodu (tj. różnicy między faktycznie uzyskanym przychodem a kosztami jego uzyskania). Przy opodatkowaniu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatek płacony jest od przychodów (koszty uzyskania przychodu nie mają wpływu na wysokość podatku), a przy opodatkowaniu w formie karty podatkowej podatek ustalony jest jako stała kwota ryczałtowa (przychody i koszty jego uzyskania nie wpływają na wysokość podatku).
Opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej
Tę formę opodatkowania może wybrać przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych jak i kartą podatkową. Aby ustalić dochód do opodatkowania, należy od przychodów z działalności gospodarczej odjąć koszty uzyskania. Przychody i koszty należy wykazywać w ewidencji zwanej podatkową księgą przychodów i rozchodów (tzw. KPiR). W przypadku osiągania wysokich dochodów (roczne przychody przekraczają równowartość 1 200 000 EURO) trzeba przejść z podatkowej księgi przychodów i rozchodów i zacząć prowadzić księgi rachunkowe (tzw. pełną księgowość).
Zaliczki na podatek można wpłacać miesięcznie lub kwartalnie (po spełnieniu określonych warunków i poinformowaniu urzędu skarbowego). Po zakończeniu roku podatkowego składa się roczne zeznanie podatkowe na formularzu PIT-36, łącząc dochody uzyskane z działalności z innymi dochodami (np. z tytułu umowy o dzieło, umowy o pracę, umowy zlecenia). Przy tej formie opodatkowania dochód z działalności gospodarczej można rozliczyć wspólnie z małżonkiem oraz skorzystać z ulg podatkowych.
Opodatkowanie tzw. podatkiem liniowym 19 procent
Ta forma opodatkowania podobna jest do opodatkowania na zasadach ogólnych, tj. podatek obliczany jest od dochodu (będącego różnicą między przychodami i kosztami ich uzyskania), przychody i koszty można wykazywać w ewidencji KPiR, a po przekroczeniu przychodów 1 200 000 EURO – w księgach rachunkowych. Zaletą tej formy rozliczania podatku jest to, że – w przeciwieństwie do opodatkowania na zasadach ogólnych – zawsze płacimy podatek jako 19 procent od dochodu (niezależnie od wysokości przychodu). Rozliczenie następuje na formularzu PIT-36L. Ta forma opodatkowania wyklucza rozliczanie wspólnie z małżonkiem oraz korzystanie z ulg podatkowych.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt jest specyficzną formą opodatkowania, ponieważ podatek płacony jest od przychodu. Prawo do rozliczania się w takiej formie przysługuje określonej grupie przedsiębiorców. Wysokość stawek ryczałtu uzależniona jest od rodzaju działalności (stawki podatkowe: 20%, 17%, 8,5%, 5,5% i 3%). Dużą zaletą tej formy opodatkowania jest prostota prowadzonej ewidencji księgowej (tylko ewidencję przychodów bez ewidencji kosztów). Największą wadą jest to, że obowiązek uregulowania podatku istnieje zawsze – bez względu na to, czy firma ma zysk czy stratę (koszty przewyższyły przychody). Rozliczenie roczne odbywa się na formularzu PIT-28.
Karta podatkowa
Karta podatkowa przeznaczona jest dla przedsiębiorców prowadzących ściśle określone rodzaje działalności gospodarczej, którzy dodatkowo spełniają inne warunki:
• nie korzystają z usług innych firm (z wyjątkiem usług specjalistycznych jak np. biuro rachunkowe);
• nie zatrudniają pracowników lub podwykonawców na umowę zlecenie ani umowę o dzieło do wykonywania prac związanych z prowadzoną działalnością (ale można zatrudniać osoby na umowę o pracę pod pewnymi warunkami);
• których współmałżonek nie prowadzi działalności gospodarczej w tym samym zakresie.
Wysokość ryczałtowej stawki podatku uzależniona jest od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, liczby zatrudnionych pracowników, a także liczby mieszkańców miejscowości, w której decydujemy się na otwarcie działalności. W tej formie najbardziej kuszącą perspektywą jest praktycznie brak ewidencji księgowej oraz stała, przewidywalna kwota podatku do zapłacenia. Jednak podatek należy płacić niezależnie od ponoszonych kosztów, czy nawet strat.
Tryb składania wniosku CEIDG-1 o rejestrację działalności gospodarczej
Po podjęciu decyzji o formie opodatkowania, możemy przystąpić do procedury składania wniosku CEIDG-1. Aby zarejestrować działalność gospodarczą jako osoba fizyczna możemy wybrać jedną z form postępowania:
• wypełnić formularz wniosku i osobiście złożyć w urzędzie gminy (miasta)
lub
• wypełnić formularz wniosku on-line (za pośrednictwem Internetu) i przesłać do urzędu gminy (miasta).
Forma tradycyjna – osobista wizyta w urzędzie gminy (miasta)
Najprostszą formą składania wniosku jest wizyta w urzędzie gminy, pobranie papierowego formularza wniosku, wypełnienie go ręcznie i złożenie w urzędzie gminy (miasta). Wniosek CEIDG-1 musi być podpisany w obecności urzędnika. Dane zawarte we wniosku są sprawdzane z danymi w dowodzie osobistym. Warto pamiętać o zabraniu dowodu osobistego. Podobnie – można wyszukać w Internecie formularz wniosku, wydrukować go i wypełnić w domu, a następnie zanieść do urzędu gminy (miasta) i podpisać w obecności pracownika urzędu.
Jeśli nie mamy możliwości osobistego złożenia wniosku w urzędzie gminy (miasta), możemy wysłać wniosek listem poleconym. Ale wówczas podpis złożony na wniosku musi być notarialnie poświadczony. To wiąże się z dodatkowymi kosztami za usługę notarialnego poświadczenia podpisu.
Składanie wniosku on-line
Dla osób lubiących załatwiać sprawy bez wychodzenia z domu, przewidziano możliwość złożenia wniosku przez Internet. Można tego dokonać poprzez:
• zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line i podpisanie go elektronicznie
lub też
• bez logowania się do CEIDG, przygotowanie wniosku on-line i podpisanie go w dowolnym urzędzie gminy (miasta).
Zalogowanie się do CEIDG
Wchodząc po raz pierwszy do rejestru CEIDG, należy założyć konto i aktywować je po otrzymaniu potwierdzenia mailowego.
Przy składaniu wniosku CEIDG-1 on-line wymagane jest podpisanie go w odpowiedni sposób. W takich przypadku Ministerstwo Gospodarki uznaje albo podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym albo przesłanie wniosku poprzez „zaufany profil” w ePUAP. Czym to się różni?
Podpis elektroniczny służy do kontaktów z urzędami administracji i partnerami biznesowymi. Umożliwia w trakcie prowadzenia działalności podpisywanie dokumentów do ZUS-u, urzędu skarbowego czy wystawiania elektronicznych faktur. Bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym można kupić obecnie w jednym z pięciu podmiotów świadczących takie usługi (wpisanych do rejestru Ministra Gospodarki).
Są nimi: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies, MobiCert i Enigma S.O.I.
Za podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym trzeba zapłacić. Wysokość opłat określają podmioty świadczące te usługi. Ceny są zróżnicowane z uwagi na termin ważności certyfikatu i rodzaj urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Informacje dotyczące usług certyfikacyjnych można znaleźć m.in. na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji NCCERT (www.nccert.pl).
Drugi sposób to „zaufany profil” w ePUAP. Poprzez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (www.ePUAP.gov.pl) można załatwić sprawy urzędowe „bez wychodzenia z domu”. „Profil zaufany” – w przeciwieństwie do bezpiecznego podpisu elektronicznego – służy wyłącznie do kontaktów z administracją i jest bezpłatną metodą potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji. Przy użyciu „profilu zaufanego” załatwia się sprawy administracyjne (np. wnoszenie podań, odwołań, skarg) drogą elektroniczną.
Aby uzyskać profil zaufany należy:
• zalogować się na platformie ePUAP (wymagane posiadanie konta na ePUAP),
• wypełnić wniosek o założenie profilu,
• udać się w ciągu 14 dni do punktu potwierdzającego profil celem potwierdzenia tożsamości.
Punkty potwierdzające tożsamość znajdują się w różnych urzędach na terenie całego kraju, a ich lista publikowana jest na stronie internetowej ePUAP. Dopiero po uzyskaniu potwierdzenia tożsamości można wypełnić formularz wniosku CEIDG-1, podpisać go i wysłać przez Internet. Prostszy tryb zakładania „profilu zaufanego” przewidziany jest dla osób posiadających e-podpis. Po zalogowaniu się na platformie ePUAP, należy wypełnić wniosek o założenie profilu, a swoje dane potwierdzić podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem. Warto jednak pamiętać, że składanie wniosku drogą elektroniczną zajmie więcej czasu niż sposób tradycyjny – wypełnienie formularza odręcznie w urzędzie.
Bez logowania się do CEIDG
Jeśli jednak nie chcemy podpisywać wniosku elektronicznie i zależy nam na czasie, możemy wypełnić anonimowo wniosek on-line (np. na platformie www.firma.gov.pl). Wypełniony i wysłany wniosek otrzymuje kod weryfikacyjny. Kod ten pozwala zidentyfikować formularz, dlatego warto albo wydrukować formularz wniosku albo zapisać numer kodu. W ciągu 7 dni należy zgłosić się do najbliższego urzędu gminy (miasta), pokazać urzędnikowi kod weryfikacyjny i podpisać odręcznie wniosek.
Wypełnianie wniosku
W przypadku wypełniania wniosku przy użyciu elektronicznych narzędzi, kreator formularza zawiera podpowiedzi, jakie dane i informacje należy umieścić we wniosku. W formularzu CEIDG-1 należy podać wszystkie informacje dotyczące właściciela przedsiębiorstwa, a więc:
• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• numer PESEL,
• NIP osobisty,
• informację o obywatelstwie,
• adres zamieszkania i adres do korespondencji.
Do formularza trzeba również wpisać adres prowadzonej działalności (może być identyczny z adresem zamieszkania).
Obecny formularz wymaga od przyszłego przedsiębiorcy potwierdzenia szeregu zdolności prawnych. Trzeba złożyć oświadczenie o:
• braku ograniczenia zdolności do czynności prawnych,
• braku zakazu prowadzenia działalności gospodarczej,
• braku zakazu wykonywania określonego zawodu.
We wniosku o zarejestrowanie przedsiębiorstwa trzeba także określić rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej i podać jej kod zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD). PKD zawiera zbiór rodzajów działalności społeczno-gospodarczej występujących w gospodarce narodowej. Każdy rodzaj działalności ma przypisany swój własny kod. Po określeniu, czym firma będzie się zajmować, kolejnym krokiem jest dopasowanie kodu PKD do rodzaju działalności.
Pełną listę kodów PKD wraz z przypisanym rodzajem działalności można znaleźć w Internecie na stronie www.pkd-24.pl lub na stronie Głównego Urzędu Statystycznego. Na druku CEIDG-1 trzeba wpisać podstawową działalność swojego przedsiębiorstwa. Można także podać kody innych działalności, które w przyszłości będą wykonywane. We wniosku trzeba również wskazać formę opodatkowania działalności, a informacje o tym zostaną automatycznie przekazane do odpowiedniego urzędu.
Wizyta w ZUS – zgłoszenie przedsiębiorcy jako osoby ubezpieczonej
Następnym krokiem jest wizyta w najbliższym Oddziale lub Inspektoracie ZUS (jednostce terenowej ZUS) . Wniosek CEIDG-1 stanowi jedynie informację dla ZUS o tym, że powstało nowe przedsiębiorstwo jako płatnik składek. Jest jednocześnie zgłoszeniem przedsiębiorcy jako płatnika składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Aby dopełnić wszystkich formalności należy zgłosić siebie (osobę prowadzącą działalność gospodarczą) jako osobę ubezpieczoną. Służy temu wniosek o zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego (emerytalnego, rentowego) i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. Zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od założenia firmy.
Zgłoszenia można dokonać on-line w e-inspektoracie ZUS-u, ale przesyłane w ten sposób dokumenty muszą mieć kwalifikowany e-podpis. Można również wypełnić odręcznie druk ZUS ZUA i złożyć go w punkcie obsługi klienta w jednostce terenowej ZUS (Oddziale lub Inspektoracie). Na druku ZUS ZUA należy wpisać datę rozpoczęcia działalności, która może być późniejsza niż data złożenia formularza ZUS ZUA. Jest to data, która nakłada na przedsiębiorcę obowiązek ubezpieczeń. Oznacza to także, że od tego momentu ZUS rozpoczyna naliczanie składek.
Jeśli jednak VAT…
CEIDG przesyła do Urzędu Skarbowego wniosek CEIDG-1 z wybraną formą opodatkowania. Nie ma zatem potrzeby składania dodatkowych dokumentów, chyba że przedsiębiorstwo zostanie podatnikiem podatku VAT. Wówczas należy wypełnić i złożyć w Urzędzie Skarbowym druku VAT –R oraz wnieść opłatę na rzecz gminy.
Rejestracja statystyczna (Regon)
W ciągu 7 dni od przesłania przez CEIDG wniosku do Urzędu Statystycznego zostanie nadany unikalny numer REGON. Status wniosku o nadanie numeru statycznego można sprawdzić na stronie CEIDG.
Konto firmowe – wizyta w banku
W myśl ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej: „Rozliczenia z tytułu dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następują za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy: stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro (…)”.
Poza powyższymi sytuacjami nie ma prawnego obowiązku posiadania firmowego konta bankowego. Jednak, jak pokazuje praktyka jest ono przydatne do prowadzenie rozliczeń firmowych – m.in. opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku do Urzędu Skarbowego. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nie muszą otwierać osobnego rachunku firmowego. Opłat związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej mogą również dokonywać ze swojego prywatnego konta (jeśli zezwala na to regulamin banku).
Do otwarcia firmowego konta bankowego potrzebne są dokumenty firmy, a więc przede wszystkim: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i zaświadczenie o numerze REGON (oryginał i kserokopie), pieczątka firmowa oraz dowód osobisty. O założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy oraz ZUS.
Koncesje i zezwolenia
Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. prowadzenie niektórych rodzajów działalności wymaga koncesji lub zezwoleń.
Wpisu do rejestru działalności regulowanej wymaga rozpoczęcie i prowadzenie m.in. następujących rodzajów działalności gospodarczej: organizowanie imprez turystycznych oraz pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych, świadczenie usług w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego, pracy tymczasowej, konfekcjonowanie lub obrót środkami ochrony roślin, obrót materiałem siewnym, wytwarzanie lub magazynowania biokomponentów, wyrób lub rozlew wyrobów winiarskich i wiele innych. Odpowiedniego zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej wymaga m.in.: sprzedaż napojów alkoholowych, odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości czy prowadzenie schronisk dla bezdomnych zwierząt.
SANEPID
Wszelkie informacje o wymaganiach oraz niezbędnych zezwoleniach wydawanych przez tę instytucję można uzyskać w najbliższej Wojewódzkiej lub Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologiczną (tzw. SANEPID). Na stronach internetowych stacji znajdują się również informacje dotyczące wymogów sanitarno-higienicznych, jakie muszą spełniać poszczególne rodzaje działalności gospodarczej.
Warto pamiętać, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność, który od razu zatrudnia co najmniej jednego pracownika na podstawie umowy o pracę w myśl Kodeksu pracy ma obowiązek w ciągu 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności zawiadomić pisemnie właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. W tym celu wypełnia Kartę zgłoszenia pracodawcy. Wzory tych formularzy dostępne są na stronach internetowych Wojewódzkich Stacji Sanitarno-Epidemiologicznych.
Obecnie można znaleźć sporo ciekawych i praktycznych porad o kolejnych etapach zakładania przedsiębiorstwa. Jeśli mamy wątpliwości lub czegoś nie wiemy, warto korzystać z pomocy urzędów, organizacji ukierunkowanych na wspieranie przedsiębiorczości czy specjalistów.
