Zarówno określenie przedmiotu najmu jak i czynszu oraz określenie czasu trwania umowy stanowią elementy przedmiotowo istotne.
Przy konstruowaniu umów najmu/dzierżawy należy zwracać szczególną uwagę na:
a) elementy formalne umowy, takie jak:
· miejsce i data zawarcia umowy,
· określenie stron umowy i osób umocowanych do działania w ich imieniu,
· cel zawarcia umowy,
· określenie przedmiotu najmu i sposobu korzystania,
· określenie czynszu najmu, wysokości, sposobu płatności i terminów płatności,
· określenie czasu trwania umowy,
· określenie uprawnień i obowiązków wynajmującego,
· określenie uprawnień i obowiązków najemcy.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na takie elementy jak: zapłata, kary umowne, kto za co domyślnie odpowiada, okresy wypowiedzenia.
b) praktyczne elementy umowy, takie jak:
· opis przedmiotu umowy,
· zmiany w czasie,
· wzajemne zależności.
Uwagi dodatkowe:
- W sytuacji, kiedy Wynajmujący wyklucza podnajem osobie trzeciej, zasadnym jest wprowadzenie do umów takiego zastrzeżenia, bowiem zgodnie z art. 668 §1 Kodeksu Cywilnego: najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania.
· Zasadnym ze względu na konieczność zapłaty podatku od nieruchomości jest wprowadzanie do umów najmu/dzierżawy czytelnego zapisu określającego, czy przedmiot najmu lub dzierżawy będzie służył prowadzeniu działalności gospodarczej, a jeśli tak to jakiej.
- W przypadku umów najmu powierzchni użytkowej budynków naliczany jest podatek od nieruchomości, a nie podatek od gruntów.
· Wskazane jest, by w umowach poczynić zapis: rozwiązanie umowy może nastąpić przez każdą ze stron za pisemnym wypowiedzeniem z zachowaniem (……) terminu wypowiedzenia, zgodnie bowiem z art. 679 § 3 Kodeksu cywilnego ( Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.
· Zasadnym jest wprowadzanie do umów, jako środka dyscyplinującego dla najemców, zapisu o karach umownych, np. (…) za każdy dzień opóźnienia w zapłacie czynszu/dzierżawy oraz innych opłat obciążających najemcę/dzierżawcę naliczane będą odsetki ustawowe.
- Jeśli umowa dotyczy nieruchomości przekazanej w zarząd trwały, wówczas w umowie najemca oświadcza, iż włada nieruchomością przekazaną w trwały zarząd na czas nie oznaczony/ oznaczony do dnia ….).
Szczególne znaczenie w omawianych umowach ma określenie praw i obowiązków wynajmującego oraz najemcy. Nie ma jednego katalogu, który wyczerpywałby wszystkie uwarunkowania konkretnej umowy. Dlatego przed zawarciem umowy najmu zarówno wynajmujący jak i najemca powinni skonsultować się z radcą prawnym.
Nie mniej dla wynajmującego istotne jest, by w umowie znalazły się zapisy mówiące o:
· zobowiązaniu najemcy do używania lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem, przestrzegając przepisów bhp i ppoż., a także w sposób niezakłócający działalności najemców sąsiednich lokali,
· zobowiązaniu najemcy do dokonywania bieżących drobnych napraw przedmiotu najmu na swój koszt, celem zachowania przedmiotu najmu w stanie nie pogorszonym,
· zakazie, bez zgody wynajmującego, zmiany przeznaczenia przedmiotu najmu, w szczególności dokonywania przebudowy pomieszczeń, innych przeróbek i adaptacji,
· zakazie, bez zgody wynajmującego, oddawania przedmiotu najmu w podnajem lub do bezpłatnego używania osobom trzecim.
· zakazie, bez zgody wynajmującego, umieszczania jakichkolwiek reklam, szyldów czy oznaczeń najemcy na zewnątrz budynku,
· zobowiązaniu najemcy do udostępnienia przedmiotu najmu celem kontroli osobie wskazanej przez wynajmującego po uprzednim powiadomieniu go o terminie kontroli.
Z punktu widzenia najemcy ważne jest, by umowa zawierała zapisy dotyczące zobowiązania wynajmującego:
· do wydania przedmiotu najmu w stanie przydatnym do umówionego użytku,
· do niezwłocznego usunięcia na własny koszt wad przedmiotu najmu, jeżeli wady te uniemożliwiają korzystanie z przedmiotu najmu zgodnie z umową,
· do udostępnienia najemcy urządzeń sanitarnych znajdujących się w lokalu,
· do kontroli przedmiotu najmu tylko przy udziale najemcy.
Przywołane wyżej propozycje zapisów umownych są przykładowe i nie zawsze znajdą zastosowanie. Każdą umowę należy traktować indywidualnie, najlepiej przy udziale radcy prawnego.
