Biznesplan nie ma stałego kształtu. W zależności od celów, dla jakich jest tworzony, wielkości firmy, jej sytuacji na rynku, rodzaju projektu – może mieć różny charakter i różną objętość.
Specjaliści żartują, że powinna być ona wprost proporcjonalna do kwoty finansowania, o jaką się ubiegamy. Tę uwagę należy potraktować z uśmiechem, niemniej jednak zawiera się w niej ziarno prawdy. Nikt nie przeczyta w całości pięćdziesięciostronicowego biznesplanu, jeżeli z części finansowej będzie wynikało, że ubiegamy się o dofinansowanie rzędu 10 tysięcy złotych.
W artykule opiszę krótko poszczególne części składowe biznesplanu i skupię się na analizie konkurencji (rynku lub otoczenia biznesowego). Wbrew pozorom, ta najbardziej opisowa część biznesplanu sprawia właścicielom małych firm najwięcej problemu. Głównie z racji trudności pozyskania danych dotyczących otoczenia konkurencji, ale nie tylko. Stosunkowo najprostsze jest przygotowanie dokumentów finansowych, gdyż i tak zazwyczaj korzystamy wtedy z pomocy obsługującego naszą firmę księgowego.
Natomiast analiza konkurencji (rynku), szczególnie, gdy branża jest niewielka i nie ma poświęconych jej specjalnych opracowań – może wydawać się problematyczna. W artykule podpowiem, jak się do niej zabrać, gdzie szukać pomocnych informacji. Zachęcam bardzo do korzystania z podręczników i profesjonalnych poradników, zazwyczaj są one napisane bardzo przystępnie. Wybór w księgarniach jest duży – na końcu artykułu zamieszczę kilka pozycji, z których korzystałam osobiście oraz wskażę użyteczne strony internetowe, również takie, na których można znaleźć przykładowe biznesplany dla firm prowadzących różne rodzaje działalności.
W zależności od instytucji, do której aplikujemy o środki, lub podręcznika, z którego korzystamy przy tworzeniu biznesplanu – nazwy jego poszczególnych części mogą się różnić. Może się tak zdarzyć, że niektóre opisane poniżej – nie pojawią się w ogóle. Przykładowo – w niektórych wnioskach o środki unijne biznesplan ma bardzo uproszczoną formę i zdarza się, że zupełnie nie przypomina tych opisywanych w podręcznikach jako niezbędne. Opisując poszczególne części biznesplanu przy akapitach kursywą podaję alternatywne nazwy, pod jakimi mogą one występować.
Streszczenie
Deklaracja, deklaracja celów, wstęp, streszczenie projektu, pismo przewodnie biznesplanu
W streszczeniu należy przede wszystkim opisać krótko ideę projektu lub inwestycji. Co chcemy robić, w jakim okresie czasu i jakie nakłady chcemy ponieść/pozyskać. Ponieważ jest to pierwsza część dokumentu, z jaką stykają się odbiorcy, należy sformułować ją wyjątkowo precyzyjnie. Można określić, że jest to nasz biznesplan w pigułce. Jeśli początek biznesplanu będzie nudny lub niejasny – odbiorca będzie najprawdopodobniej czytał dalszą część z mniejszym entuzjazmem. Biorąc pod uwagę rolę tego fragmentu – specjaliści radzą, aby tę część biznesplanu napisać dopiero na sam koniec sporządzania dokumentu. Streszczenie nie powinno liczyć więcej niż 1 -2 strony.
Zarys firmy
Umiejętności, doświadczenie i środki własne wniesione
Na początku tej części powinniśmy podać zupełnie podstawowe dane o firmie: nazwę, formę prawną, nazwiska właścicieli, główny rodzaj działalności (oferowane produkty lub usługi), długość istnienia na rynku, dane teleadresowe. Należy również zamieścić życiorysy oraz doświadczenie kadry menedżerskiej. Jest to szczególnie istotne, jeżeli ubiegamy o środki na rozpoczęcie działalności i nie mamy historii firmy. Jeśli część „zarys firmy” nie jest obecna we wzorze biznesplanu, którym dysponujemy – życiorysy umieśćmy w załącznikach.
Następnie należy opisać podstawowe sprawy związane z dotychczasową sytuacją finansową: wysokość środków zainwestowanych, ich źródła, udział, jaki firma ma w rynku obecnie i przewidywany w przyszłości. Jeśli chodzi o środki potrzebne na inwestycję – ich wysokość, przewidywany termin zwrotu, sposób zwrotu. W tym miejscu można przedstawić strukturę organizacyjną firmy: ilość pracowników, strukturę zatrudnienia. Można również wymienić osoby świadczące usługi księgowe i doradcze, jeśli korzystamy z pomocy zewnętrznych fachowców w tym zakresie.
Poza podstawowymi danymi dotyczącymi firmy, ta część biznesplanu powinna formułować wizję i misję firmy a także wspominać o wartościach, jakimi kierują się ludzie nią zarządzający w realizowaniu firmowych celów. Spisanie wartości oraz misji, choć na początku może wydawać się banalne (przecież to takie oczywiste rzeczy) lub wręcz zbędne (przecież wszyscy działają na podstawie takich wartości), pełni rolę porządkującą. Jeżeli prowadzimy jednoosobową działalność – takie spisanie wartości możemy potraktować jako swoiste credo dla samych siebie. Jeśli zatrudniamy pracowników – napiszmy je z myślą o nich. Być może są to oczywiste rzeczy, ale uświadomią nam lub pracownikom, o co chcemy dbać, i na czym nam zależy.
Konkretnie: wizja ma być opisem tego, gdzie chcemy być za jakiś czas, a misja – wyznaczać cele, przez które będziemy dążyć do zrealizowania wizji. Cele biznesowe powinny być wyrażone dość precyzyjnie.
Powinniśmy wskazać zarówno cele ogólne jak i cele szczegółowe, poprzez które dojdziemy do tych pierwszych. Jeżeli elementem ogólnym jest zwiększenie produkcji w czasie x i osiągnięcie określonego udziału w rynku, celem szczegółowym może być zatrudnienie kilku dodatkowych pracowników oraz rozbudowanie zakładu produkcyjnego do takich rozmiarów, który pozwoli osiągnąć założoną przez nas wielkość produkcji.
Powinniśmy też podać szacunkowy czas, w jakim chcemy realizować zarówno cele szczegółowe, jak i ogólne.
Analiza konkurencji
Rynek, branża, charakterystyka branży, analiza otoczenia biznesowego, analiza SWOT, ocena perspektyw firmy
Ta część biznesplanu rozbita jest czasem na dwie oddzielne części – analiza otoczenia biznesowego lub opis branży może występować oddzielnie od analizy SWOT – czyli słabych i mocnych stron naszego produktu/usługi.
Na rynku nigdy nie jesteśmy sami. Nawet najbardziej nowatorski pomysł, czy produkt szybko znajdzie naśladowców, którzy będą go chcieli powielić. Dodatkowo, na rynku zawsze działają mechanizmy, które trzeba znać, żeby wprowadzić nań produkt lub usługę. Dlatego dla analityków lub kredytodawców ważne są szczegółowe informacje dotyczące rynku a także naszej pozycji na nim. Opracowując analizę rynku przemyślmy w pierwszej kolejności następujące kwestie:
– jakie potrzeby zaspokaja wprowadzany produkt lub usługa?
– jaki jest popyt i podaż?
– jak duży jest rynek?
– jakie mechanizmy kształtują ten rynek?
Wykonanie takiej analizy może wydawać się rzeczą żmudną; dodatkowo, jeśli nie widzimy wyraźnych przewag konkurencyjnych naszej firmy może wywołać uczucie zniechęcenia.
Niemniej jednak zachęcam, aby do tej części planu przyłożyć się bardzo solidnie. Często bowiem okazuje się, że dopiero spisując charakterystykę branży, zaczynamy widzieć wyraźnie własne przewagi względem konkurentów. To pomaga nam opracować strategię działania, która ma wzmocnić tę przewagę i umocnić pozycję rynkową. Ale przede wszystkim przekonać kredytodawcę, że znamy rynek i produkt na tyle dobrze, że jesteśmy w stanie przebić się z nim wśród konkurentów. Im dokładniej przeanalizujemy branżę, uświadomimy sobie mocne i słabe strony – tym większa szansa na otrzymanie finansowania.
Jak i o czym pisać analizując branżę?
Tworząc tę część biznesplanu należy opisać następujące zagadnienia:
- strukturę branży,
- rodzaj rynku,
- relacje z innymi uczestnikami,
- finanse.
Struktura
Jak piszą specjaliści: każda branża ma swój specyficzny kształt i strukturę. Jak ją rozpoznać?
Chociażby poprzez liczbę konkurentów na rynku. W pierwszej kolejności wymieńmy swoich największych konkurentów i spróbujmy ocenić jaki obszar rynku zajmują. W przypadku dużych firm jest to proste, gdyż publikują one swoje dane finansowe, a analitycy przygotowują specjalne raporty o stanie danego rynku, które łatwo można znaleźć w Internecie lub w prasie. W związku z tym łatwo jest znaleźć swoją pozycję, poprzez porównanie danych finansowych.
Co jednak robić w przypadku, gdy firma jest naprawdę mała, albo otoczenie konkurencji bardzo rozdrobnione? Jak na przykład przygotować dobrą analizę konkurencji dla sklepu spożywczego w małym mieście? Wbrew pozorom rozpoznanie otoczenia konkurencji jest wtedy łatwiejsze. Będąc właścicielem takiego sklepu (lub innego małego punktu usługowego) wiesz, kto jest Twoim konkurentem w zasięgu kilku przecznic. Więcej – najprawdopodobniej znasz właściciela tego sklepu i możesz z nim porozmawiać, lub zrobić u niego zakupy, żeby przekonać się, jakim towarem dysponuje, lub jak urządzony jest jego sklep. To z kolei może pomóc zmodernizować twój sklep, lepiej go wyposażyć, zmienić asortyment.
Chcę przez to powiedzieć, że w rzeczywistości im bardziej ‘lokalny’ i bliski firmie rynek – tym łatwiej go ocenić przez bezpośrednią obserwację.
Przy charakterystyce branży należy poświęcić sporo miejsca samemu produktowi/usłudze przez nią oferowaną i opisać: jakie potrzeby zaspokaja, jakie są mocne i słabe zalety produktu/usługi, jakie udogodnienia/trudności w dystrybucji.
Rodzaj rynku
Następnie trzeba opisać rodzaj rynku – czy się rozwija, czy przeciwnie – ilość konkurentów maleje. Czy gama produktów i usług spełniających główną potrzebę klientów na tym rynku rośnie, czy maleje? Czy jakość produktów/usług się zwiększa, czy bariery technologiczne rozwoju są tak duże, że jest większa szansa na to, że zostaną one wyparte przez jakieś nowe formy?
Przykładowo: jeśli zamierzamy tworzyć biuro usług turystycznych specjalizujących się w zagranicznych wycieczkach incentive dla firm – oceńmy: czy takie biura powstają w regionie, w którym mieszkamy, czy raczej kończą działalność (jeśli kończą- musimy koniecznie napisać,, dlaczego my jesteśmy przekonani, że nasza inwestycja odniesie sukces). Czy ilość firm, które mogą być klientem takiego biura rośnie, czy sytuacja rynkowa jest na tyle stabilna, ze właściciele firm będą skłonni przeznaczać dodatkowe finanse na ekskluzywne wyjazdy dla pracowników? Na końcu musimy ocenić, czy rynek usług incentive ma konkurencję w postaci innych atrakcyjnych usług, które mogą być konkurencyjne w oczach naszych potencjalnych klientów.
Relacje z innymi
Kolejnym etapem w tym rozdziale biznesplanu jest opis relacji z innymi uczestnikami rynku. Może on być wyrażony liczbowo – firma ma x poddostawców, x odbiorców bezpośrednich, x dystrybutorów. Obsługuje szacunkowo x klientów finalnych. Warto podać jak długo trwają te relacje/umowy, jaka jest częstotliwość kontaktów, czy uzyskujemy rabaty od poddostawców i sami oferujemy je odbiorcom? Jeśli czas współpracy z kontrahentami jest długi, warto to uwypuklić. Będzie to świadczyć o wzajemnym zaufaniu.
Analiza SWOT
W tym momencie przychodzi czas na analizę mocnych i słabych stron naszego produktu/usługi. Należy, przykładając te same kategorie, których użyliśmy do opisu rynku i jego mechanizmów, opisać teraz nasz produkt/usługę. Kluczowe dla analizy SWOT jest wykazanie, że nawet uwzględniając zagrożenia płynące z rynku i słabe strony nasz produkt/usługa okażą się bardziej konkurencyjne od innych.
Konkretnie: tworząc analizę SWOT należy uwzględnić wpływ następujących czynników na nasze przedsięwzięcie: czynników politycznych, czynników prawnych, ekonomicznych, społecznych, etycznych, technologicznych, odnieść się do poziomu rywalizacji pomiędzy aktualnymi konkurentami, uwzględnić możliwość pojawienia się nowej konkurencji, możliwość pojawienia się substytucyjnych wyrobów, wziąć pod uwagę siłę przetargową dostawców i odbiorców oraz relacje z bankiem obsługującym firmę.
Powinniśmy wziąć pod uwagę wpływ każdego z tych czynników na możliwość realizacji naszego przedsięwzięcia i opisać go w biznesplanie. Konkretnie: analiza SWOT powinna mieć wygląd tabeli z 3 kolumnami: czynnik, kategoria ryzyko, kategoria sukces.
Analiza SWOT nie jest instrumentem wymaganym przy biznesplanach niewielkich firm. Nikt nie będzie jej wymagał od właściciela agroturystyki czy małego zakładu fryzjerskiego. Na pewno jednak, jeśli prowadzimy pensjonat w atrakcyjnym turystycznie miejscu i w silnym otoczeniu konkurencji – kredytodawca najprawdopodobniej zażąda od nas takiej części.
Inwestycja
Strategia, plan działania, metoda
Przechodzimy do najbardziej konkretnych części biznesplanu, gdzie będziemy więcej pracować na liczbach. Krótki opis projektu zawarliśmy już wcześniej, teraz należy się skupić na planie działania oraz planie finansowym. Planowanie może wydawać się trudne, niemniej jest to kluczowa część każdego przedsięwzięcia. Im staranniej zaplanujemy strategię, tym większa szansa nie tylko na pozyskanie finansowania, ale przede wszystkim na odniesienie sukcesu.
Plan działania powinien zawierać przede wszystkim plan sprzedaży. Należy ustalić cenę wyjściową produktu i usługi. Należy opisać dokładnie sposoby dystrybucji, warto opisać strukturę działu sprzedaży. Jeżeli mamy handlowców lub sprzedawców, w tym miejscu należy opisać sposoby ich wynagradzania i premiowania za dodatkową sprzedaż. Niezbędne są wartości kwotowe – ile chcemy sprzedać i w jakim czasie. Na jakich warunkach będziemy sprzedawać (jeżeli mamy stałych klientów –warto zaproponować przemyślany plan lojalnościowy) i do których klientów chcemy dotrzeć w pierwszej kolejności?
Określmy strategię marketingową. Jak chcemy docierać do klientów, jakich działań użyjemy. Należy tu wymienić najbardziej nawet podstawowe środki np.: przedstawiając produkt/usługę na rynku wykonamy trzykrotnie mailing do klientów, przygotujemy ulotkę informacyjną, z kluczowymi klientami spotkamy się osobiście. Również plan marketingowy należy ująć w ramy czasowe.
Zidentyfikujmy klientów docelowych – ilu ich chcemy mieć (jaki udział w rynku chcemy osiągnąć), w jakim czasie ich pozyskamy i jakie potrzeby zaspokoimy?
Jeśli posiadamy dostateczną ilość pracowników, należy wyznaczyć konkretne osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań, a także ustalić regularne zebrania, na których pracownicy będą się dzielić informacjami dotyczącymi wykonania założonego planu.
Jeżeli nasza inwestycja zmienia coś w procesie produkcji – opiszmy te zmiany np.: instalację nowych maszyn lub urządzeń. Jeżeli zmieniamy wystrój zakładu usługowego lub sklepu – również opiszmy te zmiany, łącznie z wyszczególnieniem nowo zakupionych elementów wyposażenia.
Najlepiej przedstawiać plany w formie tabel. Najlepiej spisać wszystkie czynności, jakie należy wykonać w związku z realizacją przedsięwzięcia wraz z terminami rozpoczęcia, czasem trwania i terminami zakończenia tych czynności. Terminy w pierwszym roku podaje się w układzie miesięcznym, w drugim – kwartalnie. W takiej formie podaje się terminy planów opracowania wyrobu, produkcji, marketingu i sprzedaży.
Należy też przemyśleć i wskazać jak będzie wyglądał harmonogram działań awaryjnych na wypadek, gdyby coś poszło nie tak jak zaplanowaliśmy.
Plan finansowy
Analiza finansowa
Czas na wyliczenia. Tę część biznesplanu najlepiej opracować z osobą, która prowadzi naszą księgowość. Przedstawmy w szczegółach wydatki inwestycyjne – kwoty i terminy w układzie miesięcznym oraz źródła finansowania inwestycji, np. zaciągnięcie kredytu bankowego wraz z jego późniejszą spłatą (kapitał i odsetki) – również w układzie miesięcznym, kwoty i terminy spłat. Kredytodawca zażąda od nas najprawdopodobniej następujących dokumentów finansowych:
Bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku prognozowanych przepływów pieniężnych. O ile dwa pierwsze przygotuje nam księgowość, gdyż są to dość standardowe dokumenty, o tyle trzeci, dotyczący przepływów pieniężnych, przyjmuje dość różną postać od stosunkowo prostej kalkulacji na formularzu dostarczonym przez bank do szczegółowej analizy przygotowanej przez profesjonalnego księgowego.
Załączniki
Do biznesplanu często wymagane są załączniki. Ich lista może być bardzo różna w zależności od rodzaju produktu lub usługi, którą dysponujemy a także specyfiki projektu. Zazwyczaj wymagane są:
- streszczenia badań rynkowych przeprowadzonych przez profesjonalne ośrodki lub wydrukowane profesjonalne analizy rynku,
- fotokopie artykułów z lokalnej prasy wskazujących, że istnieje zapotrzebowanie na produkty lub usługi, które chcemy sprzedawać,
- zdjęcia produktu lub produktów,
- kopie ulotek lub innych materiałów promocyjnych,
- wyniki testów produktu, w szczególności jeżeli zostały wykonane przez niezależną instytucję,
- życiorysy osób zaangażowanych w projekt,
- dane techniczne produktu lub usługi,
- słownika terminów technicznych,
- stan zapotrzebowania na produkty lub usługi (czasami kredytodawca może zażądać podpisanych umów lub zapytań ofertowych).
Podsumowanie
Tworzenie biznesplanu nie jest sprawą prostą. Zazwyczaj nastręcza więcej trudności, niż przyjemności i najprawdopodobniej zakończymy ten proces z dużym poczuciem ulgi. Odłóżmy wtedy biznesplan na kilka dni, odpocznijmy od niego, a następnie przeczytajmy go na świeżo i wprowadźmy ewentualne poprawki.
Biznesplan będzie się oczywiście różnił, w zakresie i objętości, w zależności od skali przedsięwzięcia, które planujemy oraz wielkości naszej firmy. Niektóre jego części, jak już pisałam, nie będą w ogóle dotyczyć małych firm (np. analiza SWOT), co znacznie uprości jego tworzenie. Warto w tym procesie zaglądać do zasobów sieci, gdzie poza licznymi portalami, z których można odpłatnie ściągnąć biznesplan, funkcjonują również dobre strony bezpłatne.
www.przepisnabiznes.pl – przewodnik jak pisać biznesplan.
Warto również skorzystać z pomocy osób, na przykład znajomych przedsiębiorców, którzy stworzyli już biznesplan i otrzymali finansowanie na własne przedsięwzięcie. Ci, którzy odnieśli sukces, na pewno chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami.
***
Pomocna literatura:
Biznesplan od podstaw, Edward Blackwell, wydawca: Onepress.pl
Tworzenie biznesplanu, Paul Tiffany, Steven D. Petersom, wydawca: Septem.pl
Biznes plan. Jak go budować i analizować?,Krzysztof Opolski, Krzysztof Waśniewski, wydawca: CeDeWu.
