Własna działalność gospodarcza -rejestruję działalność, czyli jak poradzić sobie z urzędami…..
Na szczęście w urzędach pracują ludzie!
Przyjrzymy się teraz formalnościom, które wiążą się z zakładaniem Twojej firmy. Nie są one skomplikowane, a w urzędach z reguły powiedzą Ci, co masz robić. Może znajdziesz kogoś życzliwego, kto pomoże znaleźć rozwiązanie problemu. Być może spotkałeś już wiele barier w załatwianiu spraw w urzędach i jesteś zniechęcony. Skoro jednak doszedłeś do tej części Poradnika, to znaczy, że masz motywację i pomysł na działanie. Aby tego nie stracić, przeczytaj ten rozdział, a może rejestracja firmy nie okaże się taka trudna.
Wiemy, że urzędnicy czasem nie chcą pomóc, gdy przychodzisz z problemem. Co więcej, czasem nie udzielają informacji, mówiąc: „Jak nie wiesz, to się nie zabieraj za działalność. Z czym do gości”. Pamiętaj, urzędnik gminny ma obowiązek poinformować Ciebie o procedurze załatwienia sprawy. Ma obowiązek powiedzieć, jakie dokumenty należy wypełnić i w razie potrzeby pomóc to zrobić.
Nie daj się więc wyrzucić z pokoju przed załatwieniem Twojej sprawy!
A teraz przyjrzyj się, co po kolei powinieneś zrobić.
Forma prawna Twojej firmy
Z pewnością spotkałeś się już z najczęściej występującymi formami prawnymi prowadzenia działalności. Są to:
- indywidualna działalność gospodarcza („przedsiębiorca”),
- spółka cywilna (s.c.)
- i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).
Dają Ci one różne możliwości, jeżeli chodzi o działanie, różnią się przepisami, które musisz przestrzegać, a także formą własności. Na użytek tego poradnika omówimy indywidualną działalność, ale Ty zastanów się nad wszystkimi formami.
Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców. Zasady wpisu do rejestru przedsiębiorców określone są w Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2001 Nr 17, poz. 209, zm. Dz.U. z 2001 Nr 110, poz. 1189, Dz.U. z 2002 Nr 1, poz. 2, Nr 113, poz. 984, Dz.U. z 2003 Nr 49, poz. 408, Nr 60, poz. 535, Nr 96, poz. 874, Nr 217, poz. 2125, Nr 228, poz. 2256, Nr 229, poz. 2276, Dz.U. z 2004 Nr 96, poz. 959, Nr 173, poz. 1808, Nr 273, poz. 2703 oraz Dz.U. z 2005 Nr 62, poz. 551)
Indywidualna działalność gospodarcza. Jest to typ działalności, którą możesz prowadzić samodzielnie. Jesteś jedynym właścicielem firmy, osobiście prowadzisz działalność i reprezentujesz firmę na zewnątrz. Masz do wyboru proste formy prowadzenia ewidencji finansowej i nie obowiązuje Cię wiele formalności. Ale jeżeli chcesz zainwestować w firmę, to nie możesz skorzystać z funduszy innych osób. Możesz jednak zaciągnąć kredyt. Działalność ta jest głównie uregulowana w Ustawie z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. z 1999 Nr 101 poz.1178, ze zm. Dz. U. z 2004 Nr 173 poz. 1808).
Zastanów się, czy potrzebujesz dodatkowych osób do prowadzenia firmy. Może nie masz dość środków, by zacząć działalność? Wtedy mogą przydać się wspólnicy. Jeżeli nie masz dobrych kandydatów na wspólników, to chyba warto zrezygnować z działalności. Rozwiązywanie spółki może przynieść wiele kłopotów.
Zasady działalności gospodarczej w formie spółki jawnej, komandytowej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej regulują przepisy kodeksu spółek handlowych (Dz. U. 2000 Nr 94 poz. 1037, Ustawa z dnia 8 listopada 2000 r., zm. Dz. U. z 2003 Nr 229 poz. 2276).
Teraz zastanów się, która z powyższych form odpowiada najbardziej temu, co chcesz robić. Dobrze jest skorzystać z porady prawnika lub doradcy finansowego, aby pomogli Ci w obliczeniu kosztów działalności i przejściu przez procedurę rejestracji firmy.
Przykład Marcina
Marcin nie miał większego kapitału do zainwestowania. Nie znał też osób, które mogłyby zainwestować w jego spółkę, dlatego wiedział, że musi wybrać jak najprostszą formę działalności. Bardzo potrzebował kogoś, kto pomógłby w pracy i może dodał trochę własnych pieniędzy do firmy. Nie znalazł jednak nikogo odpowiedniego do założenia spółki cywilnej. Pozostała mu zatem indywidualna działalność. Prosta w rejestracji i prowadzeniu księgowości, dająca większą niż spółka swobodę decydowania o sposobie pracy. A co najważniejsze, łatwa w likwidacji, gdy przedsięwzięcie się nie uda. Tak powstała firma „Meble Marcina. Marcin Florczyk”.
Najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jest indywidualna działalność gospodarcza. Jeżeli się ma małe doświadczenie, to najlepiej zacząć tak jak Marcin, właśnie od tej prostej formy.
Przedmiot Twojej działalności
W poprzednim rozdziale określiłeś już, co chcesz robić. Teraz musisz zadecydować, co wpiszesz do ewidencji działalności gospodarczej w urzędzie gminy. Należy zwrócić uwagę na to, że do prowadzenia niektórych rodzajów działalności potrzebne są koncesje lub też zezwolenia.
W urzędzie skarbowym możesz spróbować dowiedzieć się, jakie przepisy szczególne czy koncesje będą obowiązywały Ciebie. Dowiedz się, co z tego dla Ciebie wynika. Nie każdy urząd chce jednak szerzej informować. W trudniejszych sprawach udaj się po poradę do doradcy podatkowego.
Przypomnijmy, co chciał robić Marcin.
Przykład Marcina
„Moja firma będzie prowadzić produkcję solidnych i tanich rozkładanych kanap do zastosowania w mieszkaniach o małych metrażach, gdzie w dzień będą służyły jako fotele, a w nocy jako łóżka”.
Przy rejestracji warto jednak pomyśleć o rozszerzeniu zakresu działania. Musisz bowiem przewidzieć, że możesz otrzymać dodatkowe zlecenia. Często będą one związane z tym, co ma być Twoją główną działalnością. Pomyśl więc, jakie działania wiążą się z Twoją działalnością i dopisz sobie do wpisu w ewidencji działalności gospodarczej.
Przykład Marcina
Marcin sformułował więc zakres w następujący sposób:
(1) Produkcja mebli oraz
(2) wykonywanie napraw i renowacja mebli.
Pamiętaj, że dopisywanie nowych działań wiąże się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Zapoznaj się z poprzednim rozdziałem. Do urzędu przyjdź przygotowany. Wcześniej dobrze przemyśl zakres planowanej działalności.
Przygotuj dane o firmie
Wypełnij teraz formularz zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. Rejestrujesz firmę w urzędzie gminy, w której jesteś zameldowany. Tam też otrzymasz formularz zgłoszenia, który po wypełnieniu składasz w urzędzie. Od 1 stycznia 2006 r. rejestrem właściwym dla przedsiębiorców – osób fizycznych będzie Krajowy Rejestr Sądowy. W formularzu znajdziesz następujące rubryki:
Oznaczenia i adresy przedsiębiorcy, czyli nazwa firmy. Nazwa powinna dobrze się kojarzyć, wzbudzać zaufanie klienta. Przypomnij sobie, kim będą Twoi klienci. Młodzi czy starzy, gospodynie domowe, czy raczej mężczyźni. Wymyśl nazwę, która będzie wydawać się im bliska, znajoma i nie będzie budzić w nich złych skojarzeń.
Przykład Marcina
Znajomy Marcina namawiał go do wyboru nazwy brzmiącej zagranicznie np. Drevex. Ale Marcin nie był pewien, co tak naprawdę może oznaczać ta nazwa. Obawiał się, że inni będą mieli podobne wątpliwości. Zdecydował się na nazwę: „Meble Marcina”. Kojarzy się z jego osobą, a ludzie go przecież lubią, bo im pomaga. Co to są meble wie każdy, wiec nikt nie będzie się zastanawiał, co robi jego firma. Oszczędzi zatem niepotrzebnych wyjaśnień, a każdy kto będzie szukał mebli, od razu do niego trafi.
Sprawdź, czy już ktoś nie używa Twojej nazwy. Używanie nazwy zastrzeżonej w Urzędzie Patentowym przez kogoś innego grozi konsekwencjami prawnymi. Bez problemu możesz używać słów, które są w słowniku języka polskiego np.: „Meble Marcina”, „Firma Sport i Turystyka”, „Prometeusz, usługi dla ludności”. Ale jeżeli tworzysz nowe słowa np. Drevex, Budex itp., to powinieneś sprawdzić, czy nie istnieją już firmy zarejestrowane pod tymi nazwami. Urzędnicy rejestrujący Twoją działalność powinni wskazać Ci, co masz zrobić, aby sprawdzić, czy ktoś już nie używa takiej samej nazwy w Polsce. Jeżeli nie uzyskasz od nich informacji, to z pewnością Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej udzieli Ci wiążącej informacji, gdyż właśnie tam dokonuje się rejestracji nazw zastrzeżonych.
Miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Określa adres, pod którym będziesz prowadził działalność. Jeżeli jest to Twoje mieszkanie albo gospodarstwo, to będziesz mógł wpisać w koszty firmy część wydatków, które i tak ponosisz. Dotyczyć to może części opłat za prąd, gaz lub czynsz za mieszkanie.
Dobrze jest na wszelki wypadek, oprócz adresu siedziby firmy dopisać: „i obszar całego kraju”. Daje Ci to możliwość rozszerzenia działalności w przyszłości bez konieczności zmiany wpisu w ewidencji w urzędzie.
Data rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dobrze jest zostawić sobie przynajmniej 2–4 tygodnie czasu na załatwienie wszystkich formalności z urzędem statystycznym, skarbowym, biurem księgowym, ZUS-em, wyrobieniem pieczątki, otwarciem konta bankowego dla podmiotów gospodarczych itp.
Teraz już jesteś gotowy do zarejestrowania działalności. Weź dowód osobisty, udaj się do swojego urzędu gminnego i poproś o formularz zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. Wypełnij go. Wpis powinieneś uzyskać w terminie do 14 dni. Zdarza się, że jest uzyskiwany od ręki. Otrzymujesz zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej – wzór formularza zgłoszeniowego. Jak zauważysz, rejestracja firmy nie jest trudna.
Zawiadom urząd statystyczny
Tutaj tylko zwykła formalność. Chodzi o nadanie Twojej firmie numerów statystycznych EKD, PKD i REGON. Zabierasz ze sobą oryginał i kopię zaświadczenia o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej i udajesz się do urzędu statystycznego. Do którego urzędu statystycznego masz się skierować, zapytaj w swoim urzędzie gminy. W urzędzie wypełniasz druk RG-1. Na zaświadczenie o numerach REGON, PKD czekasz około 2 tygodni. Numery będą potrzebne do zgłoszenia działalności w urzędzie skarbowym.
Powiadom urząd skarbowy
Udajesz się do urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zameldowania, zostawiasz kopię zaświadczenia o dokonaniu wpisu do ewidencji i kopię zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON. Wypełniasz i składasz formularz NIP-1. Jeżeli Twoja działalność będzie podlegać podatkowi VAT, to wypełnisz dodatkowo formularz VAT-R. Następnie składasz to wszystko na tak zwany Dziennik Podawczy w urzędzie, przed datą rozpoczęcia działalności wpisaną w zgłoszeniu do ewidencji działalności gospodarczej.
Dodatkowo na piśmie powinieneś zgłosić, jaką formę rozliczenia podatkowego wybrałeś (ryczałt, kartę podatkową czy książkę podatkową). Jeżeli skorzystasz z biura rachunkowego, to ono za Ciebie załatwi zgłoszenia do urzędu skarbowego, a także zgłoszenie do ZUS.
Zrób pieczęć swojej firmy
Najlepiej jest umieścić na pieczątce: nazwę, adres firmy, numer REGON i NIP. Możesz też pomyśleć o umieszczeniu numeru telefonu. Wtedy mając ze sobą pieczątkę, zawsze masz wszystkie ważne informacje przy sobie.
Zgłoś się do ZUS
W oddziale Zakładu Ubezpieczeń Społecznych otrzymasz niezbędne formularze zgłoszeniowe. Miej przy sobie dowód tożsamości, numer REGON i wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Otrzymasz druk ZUS-ZFA, żeby zgłosić firmę oraz druk ZUS-ZUA, żeby zgłosić siebie do ubezpieczenia.
Gdy chcesz zatrudnić pracowników, dodatkowo wypełnisz druk ZUA dla każdego pracownika. W razie wątpliwości poradź się urzędnika ZUS.
Otwórz konto w banku
Do prowadzenia działalności musisz otworzyć konto bankowe. Twoi klienci mogą chcieć płacić za Twoje produkty gotówką, ale pamiętaj, że kwota zapłaty w gotówce nie może przekroczyć równowartości 15.000 EURO (liczone wg kursu na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego transakcję, w maju 2005 r. – 64.164,00 zł).
Niezależnie od wartości realizowanych płatności, prowadzenie rachunku bankowego jest konieczne w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz tych osób, których firmy działają w formie spółek prawa handlowego. Korzystając z konta bankowego unikasz niebezpieczeństwa noszenia w kieszeni dużych ilości pieniędzy. Poza tym, niektóre urzędy skarbowe wymagają wpłaty podatku przelewem.
Masz obowiązek zawiadomić urzędy skarbowe o posiadaniu rachunku bankowego związanego z prowadzoną działalnością (robisz to na druku NIP-1).
Dobrze jest zorientować się w kilku bankach, jakie są warunki prowadzenia konta i wybrać ten, który oferuje najlepsze warunki. Porównując banki weź pod uwagę wysokość oprocentowania konta, wysokość miesięcznej opłaty za prowadzenie rachunku, koszt wysłania przelewu (ważne, gdy chcesz często płacić przelewami), dystans od siedziby firmy (domu) do banku oraz tłok przy okienkach obsługujących podmioty gospodarcze. Dobrze jest też upewnić się, czy wiarygodność banku jest gwarantowana przez państwo. Do otwarcia rachunku potrzebne są wszelkie dokumenty związane z firmą i ich kserokopie, dokument tożsamości oraz pieczątka firmy.
Przykład Marcina
Marcin wybrał bank spółdzielczy w Kocierzycach. Nie pobierają w nim opłat za przelewy
i prowizji za prowadzenie rachunku. Dają niskie oprocentowanie, ale Marcin nie zamierza trzymać tam pieniędzy na lokacie. Dla tego celu wybierze bank, w którym oferują lepsze oprocentowanie. Poza tym bank jest blisko.
Oznacz swój zakład
Masz obowiązek oznaczenia swojego zakładu na zewnątrz. Dotyczy to także oddziału Twojego zakładu oraz stałego miejsca wykonywania działalności. Powinieneś zawiesić tablicę zawierającą nazwę Twojej firmy i zwięzłe określenie przedmiotu jego działalności.
Przykład Marcina
Produkcja mebli
Meble Marcina
Marcin Florczyk
Na koniec uwaga: Zanim złożysz w urzędzie druki i dokumenty, zrób ich kopie i poproś urzędnika o pieczęć potwierdzającą ich złożenie.
Źródło: Niniejszy tekst pochodzi z poradnika pt. „Co robić, żeby zacząć zarabiać” autorstwa Elżbiety Sołtys i Radosława Tendery, publikacja FWW, Warszawa 2002
