Strona wykorzystuje pliki cookies, jeśli wyrażasz zgodę na używanie cookies, zostaną one zapisane w pamięci twojej przeglądarki. W przypadku nie wyrażenia zgody nie jesteśmy w stanie zagwarantować pełnej funkcjonalności strony!

Jak redagować pismo

Jak redagować pismo

W pracy każdej organizacji może pojawić się taki moment, kiedy konieczne będzie zredagowanie listu w formie zaproszenia, podziękowania, prośby, powiadomienia. Warto postarać się by zarówno styl, kompozycja, jak też estetyka pisma wzbudziły pozytywne reakcje odbiorcy. Błędy, a szczególnie te ortograficzne, niechlujne pismo lub pogięta kartka, a nawet zawiła treść mogą wywołać negatywne reakcje u czytającego. Poniżej prezentuję podstawowe informacje dotyczące przygotowywania i opracowania listów oficjalnych.

A/ List urzędowy

List urzędowy, zwany też listem oficjalnym, to pismo kierowane do osób publicznych lub instytucji.  

Kompozycja listu

A.  Część początkowa – ogranicza się zazwyczaj do konwencjonalnych form grzecznościowych, np. Szanowny Pan, Droga Pani, Wielce Szanowni Państwo. W części tej można umieścić także wyjaśnienie powodu podjęcia korespondencji, zapowiedź problemu poruszanego w liście.

B.  Część środkowa -  to zasadnicza treść pisma. Jeśli pojawi się potrzeba poruszenia większej ilości kwestii, środkowa część listu może dzielić się na fragmenty /każdy z tych fragmentów powinien być wyodrębniony kompozycyjnie/. Pierwszą linię listu zaczynamy zazwyczaj od akapitu. 

C.  Część końcowa – podobnie, jak część początkowa zawiera na ogół konwencjonalne formy grzecznościowe, np. Z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku, Proszę przyjąć serdeczne pozdrowienia.

Treść listu

Treść listu powinna być interesująca, logiczna, wyraźnie wskazywać na charakter pisma.

List może być napisany ręcznie, na maszynie bądź komputerowo. Zawsze powinien być estetyczny, co dotyczy zarówno papieru jak i koperty.

Zapamiętaj! Bez względu na styl, długość tekstu, czy temat konieczne jest zachowanie zasady uprzejmości!

 
W przypadku listów pisanych na maszynie lub komputerowo, można ostatnie, grzecznościowe słowa listu zapisać ręcznie.

List krok po kroku

1.  Ustal charakter i dokładne dane adresata listu, zależnie od poruszanego przedmiotu. Zbierz informacje, argumenty zwiazane ze sprawą, o której chcesz pisać.

2.  Opisz list. W górnym lewym rogu podaj swoje dane /imię, nazwisko, adres/, natomiast w rogu prawym miejsce i datę napisania listu. Poniżej, po prawej stronie wpisz dane adresata listu /funkcja, imię, nazwisko, adres/.

3.  Przedstaw sprawę, z którą się zwracasz. Następnie wskaż fakty, argumenty.

4.  Zakończ list konwencjonalnymi zwrotami grzecznościowymi, np.: Z wyrazami szacunku /po prawej stronie pod tekstem, po odstępie około dwóch akapitów/.  

5.  Podpisz list /odręcznie/.

Zaproszenie

Zaproszenie, to forma listu, której celem jest zarówno powiadomienie adresata o jakimś wydarzeniu, jak i nakłonienie go do wzięcia  udziału w tym wydarzeniu.  Zaproszenia mogą być kierowane do indywidualnego / np..: do wójta gminy/, bądź zbiorowego odbiorcy /np.: do rady sołeckiej/. 

Zapamiętaj! Zaproszenie ma mieć formę atrakcyjną dla odbiorcy.

 

B/ Zaproszenie krok po kroku

1.  Rozpoczęcie

 

Kompozycja zaproszenia nie jest zbyt skomplikowana. Wazny jest odpowiednio dobrany styl do adresata.  Konwencja zaproszenia może być humorystyczna, ale znacznie częściej bywa grzecznościowa.


Zaproszenie rozpoczynamy albo od przedstawienia się – Rada Sołecka Nowej Wsi ma zaszczyt zaprosić, albo bezpośrednio od słów: Mamy zaszczyt zaprosić, Zapraszamy. Możliwy jest także początek zaproszenia, w którym umieszczamy jego adresata /np. Szanowni Państwo/.

2.  Część zasadnicza

W tej części podajemy dane dotyczące uroczystości, na którą zapraszamy /nazwa, data, godzina, miejsce/.

3.  Zakończenie

Zaproszenie można zakończyć zwrotem podkreślającym wagę, jaką wiążemy z obecnością zapraszanej osoby na spotkaniu /np. liczymy na Pańską obecność/. Zaproszenie nie może być anonimowe. Jeśli w części wstępnej nie wskazano, kto zaprasza, to koniecznie należy je podpisać w tym miejscu.

W niektórych zaproszeniach precyzujemy także warunki uczestnictwa w danej imprezie, np. wymóg odpowiedniego ubioru lub konieczność potwierdzenia udziału.

Bibliografia:

Kuziak M., Rzepczyński S., Jak pisać ?, PPU „Park”, Bielsko-Biała, ISBN 83-7266-160-X, str. 80-86, 128-129

 

Opracowała: Iwona Raszeja-Ossowska

Skomentuj

Upewnij się, że pola oznaczone wymagane gwiazdką (*) zostały wypełnione. Kod HTML nie jest dozwolony.

Dołącz do nas

      YTxyXYx